Actele necesare la un control ITM în 2026: lista completă, pe relații de muncă și SSM

Inspectorii de muncă nu trebuie să te anunțe înainte: legea le dă acces liber, permanent și fără înștiințare prealabilă în sediul oricărui angajator și în orice loc de muncă organizat, iar primul lucru pe care îl cer sunt documentele. Firma care le știe pe loc trece mai repede prin control și nu are nevoie de termene suplimentare ca să le prezinte. Cea care le caută prin dosare pierde timp, iar un act care exista, dar nu s-a găsit la timp, se vede în procesul-verbal ca unul care lipsește.

Mai jos e lista completă pentru un IMM, pe cinci grupe: documentele firmei, relațiile de muncă, timpul de lucru, salarizarea și securitatea și sănătatea în muncă (SSM). Pentru fiecare document indicăm textul de lege pe care se sprijină, ca să poți verifica singur. Amenzile pentru muncă nedeclarată nu le repetăm aici; le găsești în articolele despre inspecțiile ITM din 2026 și despre munca la negru și „la gri”. Despre valabilitatea actelor semnate electronic vezi articolul dedicat.

Ce poate cere inspectorul și de la cine

Drepturile inspectorilor sunt în art. 19 din Legea nr. 108/1999 privind organizarea Inspecției Muncii: acces fără înștiințare prealabilă (lit. a); documente și informații cerute angajatorului sau reprezentantului său legal, dar și salariaților (lit. c); copii după documentele legate de control (lit. d); declarații scrise (lit. e); măsuri de remediere într-un termen determinat (lit. i); sistarea activității, în caz de pericol grav și iminent de accidentare sau de îmbolnăvire profesională (lit. k).

Tu ai obligația să pui documentele la dispoziție (art. 21). Neprezentarea lor în termenul stabilit de inspector, obstrucționarea controlului și neîndeplinirea la termen a măsurilor dispuse sunt contravenții (art. 23). Concluzia practică: pentru fiecare document de mai jos, știi unde se află și cine îl poate aduce.

1. Documentele firmei și registrul unic de control

• Registrul unic de control (RUC). Practic, primul document al controlului, pentru că în el se consemnează inspecția. Legea nr. 252/2003 obligă persoanele juridice înregistrate la registrul comerțului să îl țină; celelalte categorii, de exemplu PFA-urile, îl pot ține opțional (art. 1). E un registru pe hârtie, numerotat și sigilat, păstrat la sediul social și la fiecare sediu secundar autorizat (art. 5). Înainte să înceapă controlul, inspectorul își consemnează în el datele, delegația, obiectivele și temeiul legal; controlul se desfășoară, de regulă, doar după aceea, iar la final se trec numărul și data actului încheiat (art. 3–4). Excepție care contează chiar pentru ITM: la controalele care au ca obiectiv depistarea muncii fără forme legale, inspectorii de muncă completează registrul după efectuarea controlului (art. 240 din Codul muncii). Dacă nu ai registrul, verificarea are loc oricum, iar faptul se consemnează în actul de control și se sancționează separat (art. 3 alin. (5), art. 7–8).
• Certificatul de înregistrare și actul constitutiv. Nu sunt „acte de control” prevăzute expres de lege, dar în practică inspectorul începe prin a identifica angajatorul și activitățile lui.
• Actul de identitate al reprezentantului legal și împuternicirea. Documentele se cer angajatorului sau reprezentantului său legal (art. 19 lit. c din Legea 108/1999). Dacă la control e altcineva decât administratorul — contabilul, un șef de punct de lucru —, o împuternicire scrisă, cu limitele mandatului, evită discuțiile despre cine poate preda și semna. Legea SSM cere, în plus, să desemnezi, la solicitarea inspectorului, lucrătorii care participă la control (art. 13 lit. o din Legea 319/2006): hotărăște din timp cine îl însoțește.
• Actele controalelor anterioare. Inspectorii consultă, înainte de control, actele încheiate anterior în domeniul lor, ca să vadă măsurile stabilite și cât s-a îndeplinit din ele (art. 3 alin. (3) din Legea 252/2003). Ține la un loc procesele-verbale vechi și dovezile că ai executat măsurile la termen.

2. Relații de muncă

Documentele din această grupă trebuie să spună același lucru: contractul, REGES, dosarul de personal și statul de plată.

• Contractele individuale de muncă. Se încheie în scris, cel târziu în ziua anterioară începerii activității, iar salariatul primește un exemplar înainte să înceapă (art. 16 alin. (1) și (3) din Codul muncii). Mai puțin știut: o copie a fiecărui contract se păstrează la locul de muncă unde lucrează omul — sediu, sucursală, punct de lucru —, pe hârtie sau electronic, de o persoană desemnată de angajator (art. 16 alin. (4) și art. 16¹). Cu mai multe puncte de lucru, fiecare are nevoie de copiile oamenilor lui. Model: contractul individual de muncă.
• Actele adiționale. Orice modificare a unui element din contract — salariu, funcție, program, loc de muncă — se face prin act adițional încheiat înainte de modificare, dacă legea sau contractul colectiv nu prevăd altfel (art. 17 alin. (5)). Inspectorul poate lua declarații de la salariați, deci diferențele dintre ce spune omul și ce scrie în contract ies repede la iveală. Vezi actul adițional.
• Dovada transmiterii în REGES. Contractul se înregistrează în registrul general de evidență a salariaților, transmis către ITM, cel târziu în ziua anterioară începerii activității (art. 16 alin. (2)); registrul se ține la sediul angajatorului și se pune la dispoziția inspectorului (art. 34). Ține la îndemână confirmările de transmitere și dovada cine are acces în numele firmei (delegarea accesului). Reguli: REGES în 2026; situația juridică a hotărârii care l-a introdus: anularea HG 295/2025.
• Dosarele de personal. Un dosar complet pentru fiecare salariat, cu contractul, actele adiționale și documentele de angajare, inclusiv certificatul medical care arată că omul e apt pentru post — în practică, fișa de aptitudine. Angajarea fără certificat medical atrage nulitatea contractului (art. 27); la salariații străini, contractul se poate încheia fără prezentarea certificatului, care trebuie însă obținut cel târziu la data începerii activității (art. 27 alin. (6)–(7), introdus prin OUG nr. 32/2026). Vezi dosarul de personal, documentele necesare la angajare și termenele de păstrare.
• Fișele posturilor. Fișa postului, cu atribuțiile, face parte din informațiile date salariatului înainte de contract și se regăsește în conținutul lui (art. 17 alin. (3) lit. d și alin. (4)); atribuțiile de SSM se consemnează tot în ea (art. 13 lit. d din Legea 319/2006). Model: fișa postului.
• Regulamentul intern și dovada luării la cunoștință. Se întocmește cu consultarea sindicatului sau a reprezentanților salariaților (art. 241) și trebuie adus la cunoștința fiecărui salariat în prima zi de lucru, cu dovada acestui fapt, pe hârtie sau electronic — dacă documentul e accesibil, poate fi stocat și tipărit —, și afișat la sediu (art. 243). Fără luarea la cunoștință, nu produce efecte față de salariat. Vezi regulamentul de ordine interioară.
• Contractul colectiv de muncă sau dovada negocierii. Aici se face des confuzie: legea dialogului social (nr. 367/2022) nu obligă la semnarea unui contract colectiv, ci la negociere, obligatorie la unitățile cu cel puțin 10 angajați (art. 97 alin. (1)). Dacă ai contract colectiv, verifică să fie înregistrat la ITM (art. 110 alin. (1) lit. a) și să nu fi expirat — de regulă se încheie pe 12–24 de luni, cu o singură prelungire de cel mult 12 luni (art. 108). Dacă nu ai, păstrează dovezile negocierii: convocări, corespondență, procese-verbale. Vezi contractul colectiv de muncă.
• Programarea concediilor de odihnă. Se face, colectiv sau individual, cu consultarea sindicatului ori a reprezentanților salariaților, respectiv a salariatului, până la sfârșitul anului calendaristic pentru anul următor; dacă e fracționată, fiecare salariat are în an cel puțin 10 zile lucrătoare de concediu neîntrerupt (art. 148 alin. (1) și (5)). Vezi concediul de odihnă în 2026.
• Contracte speciale, dacă le ai: part-time, telemuncă, zilieri, delegări și detașări, lucrători străini. Fiecare are un regim documentar propriu; de pildă, la lucrătorii străini contractul se încheie atât în română, cât și în limba de origine a lucrătorului sau într-o limbă de circulație internațională pe care o înțelege (art. 16 alin. (1⁹)).

3. Timpul de lucru

• Evidența orelor. Angajatorul ține, la locul de muncă, evidența orelor prestate zilnic de fiecare salariat, cu ora de început și ora de sfârșit a programului, și o supune controlului inspectorilor ori de câte ori se solicită (art. 119 alin. (1)). „Locul de muncă” e cel definit în art. 16¹ — sediul, sucursala sau punctul de lucru —, deci evidența trebuie să fie la îndemână pe fiecare punct. Legea nu impune un format: condică, foaie colectivă, tabel sau aplicație, cât timp se vede pe fiecare zi și pe fiecare om. Pentru salariații mobili și cei care lucrează la domiciliu, evidența se ține în condițiile stabilite cu ei prin acord scris (alin. (2)). Diferențele dintre programul real și cel din contract — de exemplu, un part-time care lucrează mai mult — sunt printre abaterile din articolul despre munca la negru. Vezi pontajul și art. 119, condica de prezență în 2026, planificarea turelor și modelul gratuit de condică.
• Orele suplimentare. Munca peste durata normală a timpului de muncă săptămânal nu se cere fără acordul salariatului, în afara forței majore și a lucrărilor urgente (art. 120). Din evidență trebuie să se vadă și compensarea: ore libere plătite în următoarele 90 de zile calendaristice (art. 122) sau, dacă nu se poate, plata unui spor (art. 123). Vezi orele suplimentare în 2026.
• Munca de noapte. Angajatorul care folosește frecvent munca de noapte (22:00–6:00) informează ITM (art. 125 alin. (6)), iar salariații de noapte fac un examen medical gratuit înainte de începerea activității și apoi periodic (art. 127). Vezi munca de noapte.

4. Salarizare

• Statele de plată și dovada plății. Plata salariului se dovedește prin semnarea statelor de plată sau prin alte documente justificative care arată că banii au ajuns la salariatul îndreptățit; ele se păstrează și se arhivează ca actele contabile (art. 168). Salariul se plătește cel puțin o dată pe lună, la data din contract, din contractul colectiv sau din regulamentul intern (art. 166 alin. (1)). Vezi statul de plată.
• Corelația cu declarația lunară. Un salariu net mai mare decât cel evidențiat în statele de plată și în declarația lunară privind contribuțiile, impozitul pe venit și evidența nominală a persoanelor asigurate (D112) este o contravenție distinctă, „munca la gri” (art. 260 alin. (1) lit. e⁵). Ține la îndemână documentele de plată pentru fiecare lună, de exemplu ordinele de plată sau extrasele de cont.
• Sporuri, prime, tichete, fluturași. Salariul de bază și celelalte elemente ale veniturilor salariale se regăsesc, evidențiate separat, în contract (art. 17 alin. (3) lit. k și alin. (4)), deci sporurile și primele au nevoie de temei scris. Vezi tichetele de masă și fluturașul de salariu.

5. Securitate și sănătate în muncă (SSM)

Controlul SSM se sprijină pe Legea nr. 319/2006 și pe normele ei de aplicare (HG nr. 1425/2006) și verifică nu doar hârtiile, ci și ce se întâmplă efectiv la locurile de muncă: inspectorul poate întreba oamenii (art. 19 lit. b, c și e din Legea 108/1999), deci un dosar perfect, dar neaplicat, nu ține.

• Cine se ocupă de SSM în firmă. Patru variante (HG 1425/2006, art. 14): îți asumi tu atribuțiile, desemnezi lucrători, înființezi un serviciu intern sau apelezi la unul extern. Ți le poți asuma dacă ai până la 9 lucrători, activitatea nu e printre cele din anexa 5, lucrezi efectiv în firmă și ai un curs de SSM de cel puțin 40 de ore, atestat prin document de absolvire (art. 16); la 10–49 de lucrători, și dacă riscurile nu pot produce consecințe grave (art. 17). Altfel: lucrători desemnați prin decizie scrisă, din personalul cu normă întreagă (art. 20), serviciu intern — obligatoriu la peste 250 de lucrători (art. 19) și, la 50–249, dacă activitatea e în anexa 5 (art. 18 alin. (2)) — sau serviciu extern abilitat. De arătat: certificatul de absolvire, decizia de desemnare sau contractul cu serviciul extern.
• Evaluarea riscurilor. Angajatorul o realizează și o deține, inclusiv pentru grupurile sensibile (art. 12 alin. (1) lit. a din Legea 319/2006), pe locuri de muncă și posturi; se revizuiește cel puțin la schimbări de tehnologie, echipamente, substanțe chimice sau amenajare, după un eveniment, la riscuri omise sau noi, când postul e ocupat de un lucrător dintr-un grup sensibil și la lucrări speciale (HG 1425/2006, art. 15 alin. (1) pct. 1 și alin. (3)). Aici intră și evidența zonelor cu risc ridicat și specific (art. 13 lit. k).
• Planul de prevenire și protecție. Măsuri tehnice, sanitare și organizatorice, bazate pe evaluarea riscurilor (art. 13 lit. b), elaborate, monitorizate și actualizate (HG 1425/2006, art. 15 alin. (1) pct. 2).
• Instrucțiuni proprii, instruire, fișe individuale. Instrucțiunile proprii completează normele generale și se difuzează după aprobarea angajatorului, cu periodicitatea instruirii stabilită în scris (art. 13 lit. e; HG 1425/2006, art. 15 alin. (1) pct. 3, 7 și 8). Instruirea se face la angajare, la schimbări (loc de muncă, echipamente, tehnologii), la lucrări speciale și periodic, în timpul programului și fără costuri pentru lucrător (art. 20–21 din lege). Rezultatul intră în fișa individuală de instruire, semnată de lucrător și de cei care au făcut și au verificat instruirea, păstrată de la angajare până la încetarea raporturilor de muncă, alături de o copie a ultimei fișe de aptitudine (art. 81). Vezi instruirea SSM.
• Fișele de aptitudine. Angajezi numai persoane apte, după examen medical, și asiguri controlul medical periodic (art. 13 lit. j); supravegherea sănătății se face prin medicii de medicina muncii (art. 25 alin. (2)). Vezi medicina muncii.
• Echipamentele individuale de protecție (EIP). Le asiguri (art. 13 lit. r), le distribui gratuit (HG 1048/2006, art. 10) și le înlocuiești când se degradează (art. 13 lit. s). Normele cer identificarea EIP pe posturi, un necesar de dotare și urmărirea întreținerii și înlocuirii lor (HG 1425/2006, art. 15 alin. (1) pct. 20 și 21). Documente: lista de dotare pe posturi și dovada predării (proces-verbal de predare-primire).
• Comitetul de SSM. Se constituie la cel puțin 50 de lucrători, iar sub 50 îl poate impune inspectorul (HG 1425/2006, art. 57); se întrunește cel puțin trimestrial, cu proces-verbal semnat de membri (art. 66), iar raportul anual, avizat de comitet, se transmite la ITM (art. 69).
• Evidența accidentelor și a incidentelor. Accidentele cu incapacitate de peste 3 zile de lucru, accidentele ușoare, bolile profesionale și incidentele periculoase se țin în evidență, iar pentru autorități se întocmesc rapoarte (art. 12 alin. (1) lit. c și d). Vezi accidentele de muncă.
• Autorizări și verificări ISCIR, dacă e cazul. Instalațiile sub presiune, cele de ridicat și aparatele consumatoare de combustibil se autorizează și se verifică tehnic (Legea nr. 64/2008, art. 2); ține și evidența verificărilor periodice (HG 1425/2006, art. 15 alin. (1) pct. 19).
• „Autorizația SSM”: de regulă, nu există un act separat. Legea 319/2006 (art. 13 lit. c) și HG 1425/2006 (art. 3) prevăd autorizarea funcționării din punctul de vedere al SSM, dar normele (art. 4) exceptează persoanele juridice, PFA-urile, întreprinderile individuale și familiale a căror autorizare de funcționare, inclusiv din punctul de vedere al SSM, se face la registrul comerțului, prin declarația-tip pe propria răspundere (azi Legea nr. 265/2022, art. 121–122; art. 4 din norme trimite încă la Legea 359/2004, abrogată în 2022, și la OUG 44/2008). În alte situații, autorizarea se face la ITM, cu cerere și declarație pe propria răspundere (art. 6–7).

Ce poți preda electronic, chiar înainte de vizită

Legea nr. 208/2021 a introdus în art. 16 din Codul muncii alineatul (1⁸): organele de control au obligația să accepte contractele individuale de muncă, actele adiționale și înscrisurile din domeniul relațiilor de muncă și al SSM încheiate în format electronic, cu semnătură electronică, fără a le cere și pe hârtie; la solicitarea lor, documentele pot fi transmise electronic și înainte de control.

Textul privește documentele încheiate electronic — un scan al unui act semnat de mână e altceva —, iar acestea se arhivează cu respectarea Legii nr. 16/1996 și a Legii nr. 135/2007 și se pun la dispoziția controlorilor la cerere (art. 16 alin. (1³)). Detalii în articolul despre actele semnate electronic.

Cum decurge controlul, pas cu pas

1. La intrare. Inspectorul poartă legitimația și insigna (art. 19 din Legea 108/1999). De regulă, consemnează în registrul unic de control obiectivele și temeiul legal înainte să înceapă (art. 3 din Legea 252/2003); la controalele pentru muncă fără forme legale completează registrul abia după control (art. 240 din Codul muncii). Citește ce a scris. Din decembrie 2025, legea prevede că inspectorii poartă și camere corporale (body cam) și pot fixa foto-audio-video activitățile de la locul de muncă controlat, fără consimțământul persoanelor vizate; procedura de înregistrare și păstrare se stabilește prin ordin al ministrului muncii (art. 19¹ alin. (1) și (5) din Legea 108/1999); detalii în inspecțiile ITM din 2026.
2. Cererea de documente. Le predai și ții o listă a ceea ce ai dat. Dacă un document e la contabil sau la alt punct de lucru, spune asta și stabilește cu inspectorul un termen — termenul de punere la dispoziție îl stabilesc inspectorii (art. 23 alin. (1) lit. c) —, apoi respectă-l.
3. Verificările la fața locului. Inspectorul poate identifica persoanele de la locul de muncă și poate lua declarații (art. 19 lit. b și e). Oamenii răspund cu ce știu: practica din firmă trebuie să corespundă cu hârtiile.
4. Procesul-verbal. Constatările, măsurile și sancțiunile se consemnează în procese-verbale (art. 20 alin. (1)). Citește-l înainte să-l semnezi, notează obiecțiile și păstrează un exemplar. Măsurile de remediere au termen, iar neîndeplinirea lor la termen e contravenție (art. 23 alin. (1) lit. b).
5. Contestarea. Împotriva procesului-verbal de contravenție se poate face plângere în 15 zile de la înmânare sau comunicare (art. 31 alin. (1) din OG nr. 2/2001), la judecătoria în a cărei circumscripție a fost săvârșită fapta sau în a cărei rază ai sediul (art. 32 alin. (1)); plângerea suspendă executarea (art. 32 alin. (3)). Separat, în cel mult 15 zile de la înmânare sau comunicare poți achita jumătate din minimul amenzii, iar agentul constatator trebuie să menționeze această posibilitate în procesul-verbal (art. 28 alin. (1)). Unele texte speciale (art. 260 alin. (1¹) din Codul muncii, art. 24 din Legea 108/1999) încă menționează 48 de ore, dar Legea nr. 203/2018 (art. 25) a abrogat termenele mai scurte decât cel din OG 2/2001; verifică oricum termenul din procesul-verbal și alege între plată și contestare împreună cu un specialist. Măsurile dispuse și alte acte administrative se contestă potrivit Legii contenciosului administrativ nr. 554/2004 (art. 20 alin. (2) din Legea 108/1999), cu alte termene.
6. Când devine penal. Refuzul nejustificat de a prezenta documentele legale, în scopul de a împiedica verificările, în cel mult 15 zile de la primirea celei de-a doua solicitări, și împiedicarea accesului controlorilor în sedii, incinte sau pe terenurile angajatorului se pedepsesc cu închisoare de la o lună la un an sau cu amendă penală (art. 264 alin. (1)–(3) din Codul muncii).

Ce se sancționează separat, document cu document

Pentru documentele din lista de față, iată ce prevăd textele în vigoare:

Ce lipsește sau nu se face	Amendă	Temei
Registrul unic de control, neachiziționat în 30 de zile de la înregistrare	500–1.000 lei	Legea 252/2003, art. 6 alin. (3), art. 7 lit. a și art. 8
Registrul unic de control, neprezentat la cerere	1.000–2.000 lei	Legea 252/2003, art. 3 alin. (1), art. 7 lit. b și art. 8
Copia contractului individual de muncă, lipsă la locul de muncă	10.000 lei	Codul muncii, art. 16 alin. (4) și art. 260 alin. (1) lit. q
Exemplarul de contract, neînmânat salariatului înainte de începerea activității	1.500–2.000 lei	Codul muncii, art. 16 alin. (3) și art. 260 alin. (1) lit. p
Contractul unui salariat străin, încheiat doar în română	6.000 lei pentru fiecare contract	Codul muncii, art. 16 alin. (1⁹) și art. 260 alin. (1) lit. e⁶
Evidența orelor (art. 119) sau angajarea fără certificat medical (art. 27; pentru străini, vezi art. 27 alin. (6)–(7))	1.500–3.000 lei	Codul muncii, art. 260 alin. (1) lit. m
Documente neprezentate în termen, obstrucționarea controlului, măsuri neîndeplinite la termen	5.000–10.000 lei	Legea 108/1999, art. 23 alin. (1)
Negocierea colectivă neîndeplinită, la o unitate cu cel puțin 10 angajați	15.000–20.000 lei	Legea 367/2022, art. 97 alin. (1) și art. 175 alin. (1) lit. d
SSM: plan de prevenire și protecție, echipament individual de protecție	5.000–10.000 lei	Legea 319/2006, art. 13 lit. b și r, art. 39 alin. (2)
SSM: evaluarea riscurilor, instruirea, fișa postului cu atribuții SSM, instrucțiuni proprii, controlul medical	4.000–8.000 lei	Legea 319/2006, art. 12 alin. (1) lit. a și b, art. 13 lit. d–f și j, art. 20 și art. 39 alin. (4)
SSM: comitet de securitate și sănătate în muncă neînființat	2.500–5.000 lei	Legea 319/2006, art. 19 și art. 39 alin. (7)
SSM: evidența accidentelor și raportarea lor	2.000–4.000 lei	Legea 319/2006, art. 12 alin. (1) lit. c și d și art. 39 alin. (8)

Sumele sunt cele din textele consolidate publicate pe portalul legislativ; cele din Legea 252/2003 sunt în lei actuali (legea le exprimă în lei vechi: 5–10, respectiv 10–20 de milioane). Ele se modifică prin acte ulterioare, deci verifică forma în vigoare înainte de o decizie.

Un audit intern în 7 zile

Nu e o procedură prevăzută de lege, ci o rutină practică: o săptămână de verificări înainte de un control așteptat sau, mai bine, o dată pe trimestru.

1. Ziua 1 — firma. RUC la zi la fiecare sediu, actele de identificare, împuternicirea, actele controalelor anterioare și dovada măsurilor îndeplinite.
2. Ziua 2 — REGES. Compară registrul cu dosarele și cu statul de plată: aceleași persoane, funcții, salarii, norme și date de început.
3. Ziua 3 — contracte. Exemplare semnate de ambele părți, cu data și confirmarea primirii; act adițional pentru fiecare modificare; copiile de la fiecare punct de lucru.
4. Ziua 4 — timpul de lucru. Ia trei zile la întâmplare, pe fiecare punct de lucru, și verifică evidența: ora de început și de sfârșit, pauzele, orele suplimentare, part-time.
5. Ziua 5 — plata. Dovada plății pe ultimele luni, statele de plată semnate, corelația cu declarația lunară.
6. Ziua 6 — SSM. Data ultimei revizuiri a evaluării riscurilor, fișele de instruire semnate, fișele de aptitudine valabile, lista de dotare cu EIP, procesele-verbale ale comitetului, verificările ISCIR.
7. Ziua 7 — dosarul de control. Un index, pe hârtie sau digital, cu locul fiecărui document; persoana care însoțește inspectorul; cine poate trimite documente electronic.

Ce găsești lipsă se întocmește acum, cu data reală. Nu antedata: un act nou, cu data corectă, e o remediere; unul antedatat îți compromite credibilitatea întregului dosar.

Întrebări frecvente

Cine poate fi controlat de ITM?

Orice angajator, indiferent de forma juridică: inspectorii au acces în sediul oricărui angajator și în orice alt loc de muncă organizat de persoane fizice sau juridice (art. 19 lit. a din Legea 108/1999).

Ce fac dacă documentul cerut e la contabil sau la alt punct de lucru?

Depinde de document. Copia contractului individual de muncă (art. 16 alin. (4)) și evidența orelor (art. 119 alin. (1)) trebuie să fie oricum la locul de muncă, iar lipsa lor se sancționează separat (vezi tabelul de mai sus). Pentru celelalte, spune de la început unde se află și stabilește cu inspectorul un termen de prezentare, pe care îl fixează el (Legea 108/1999, art. 23 alin. (1) lit. c). Dacă actul a fost încheiat electronic, contabilul îl poate trimite pe loc, iar controlorul nu poate cere și varianta pe hârtie (art. 16 alin. (1⁸) din Codul muncii).

Cum te poate ajuta Workly la un control

Workly nu e un instrument de SSM: nu ține evaluarea riscurilor, planul de prevenire, instruirile SSM sau evidența EIP. Pentru ele ai nevoie de lucrătorul desemnat, de serviciul intern sau de cel extern. Pe restul listei, Workly e locul în care documentele sunt deja ordonate și se scot repede:

• Timpul de lucru. Pontajul înregistrează ora de început și de sfârșit pentru fiecare salariat, iar modificările se înregistrează în jurnalul de audit, cu autor și dată. Foaia colectivă de prezență (PDF) și rapoartele lunare (PDF sau XLSX) se generează din pontaj; cu mai multe locații, angajații și stațiile Kiosk se asociază fiecărui punct de lucru, iar rapoartele se filtrează pe locație (se activează la cerere).
• Contracte și dosar. Contractul individual de muncă se generează din datele angajatului, iar actele adiționale pornesc din șabloane, din același loc. Documentul se descarcă în PDF pentru semnare, iar exemplarul semnat se păstrează în dosarul digital al angajatului. Despre tipurile de semnătură acceptate la control, vezi articolul dedicat.
• REGES. Integrarea REGES e în pregătire. Până atunci, datele pentru registru pleacă din dosarul angajatului, iar înregistrarea salariatului și a contractului se face în portalul REGES-Online.
• Documente. Modulul Documente trimite memento-uri înainte să expire documentele cu termen — avize medicale, permise, certificate — și ține arhiva pe angajat, cu acces pe roluri.
• Salarizare. Statul de plată se pregătește ca draft din pontaj și din concedii, contabilul îl validează, luna finalizată se blochează, iar adeverințele de venit se generează din datele de salarizare.

Nu înlocuiește răspunderea angajatorului: cine semnează, ce transmite și când rămâne decizia firmei. Cel mai simplu e să vezi fluxul pe datele firmei tale, într-o demonstrație. Încă lucrezi pe hârtie? Poți porni de la modelul nostru gratuit de condică de prezență, apoi treci la pontaj digital când ești gata.

---

Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Listele de acte, sumele amenzilor și procedurile de control se pot modifica prin acte normative ulterioare — verifică întotdeauna textul în vigoare la sursa oficială (Portalul Legislativ, Inspecția Muncii, Monitorul Oficial) sau consultă un specialist în dreptul muncii și în SSM înainte de a lua o decizie.