Instruirea SSM a angajaților: tipuri, periodicitate, fișa individuală și cine o face în firmă

Instruirea de securitate și sănătate în muncă (SSM) începe în prima zi de lucru și nu se mai termină. Nu se bifează o dată, la angajare: se repetă la interval fix, se reia când se schimbă postul, echipamentul sau procedura și rămâne consemnată într-o fișă pe care o poate cere un inspector de muncă — sau, mai rău, cercetarea unui accident. Mai jos găsești cele trei faze ale instruirii, cât de des se face, cine o poate face într-o firmă mică, ce conține fișa individuală (inclusiv varianta electronică) și ce riști dacă lipsește. Examenul medical și fișa de aptitudine sunt tratate separat, în ghidul despre medicina muncii, iar procedura după un eveniment, în cel despre accidentele de muncă.

Ce spune legea, pe scurt

Obligația vine din art. 20 din Legea nr. 319/2006 a securității și sănătății în muncă: angajatorul asigură condiții ca fiecare lucrător să primească o instruire suficientă și adecvată, specifică locului de muncă și postului — la angajare, la schimbarea locului de muncă sau la transfer, la introducerea unui echipament, a unei tehnologii sau a unei proceduri noi și la lucrări speciale. Instruirea trebuie să fie și periodică, adaptată riscurilor noi. Procedura concretă e în capitolul V din HG nr. 1425/2006 (art. 74–100), modificat ultima dată prin HG nr. 259/2022 (Monitorul Oficial nr. 223 din 7 martie 2022), care a aliniat normele la dovada electronică a instruirii, permisă de lege din mai 2021 (art. 21 alin. 4–5 din Legea 319/2006, introduse prin OUG nr. 36/2021).

Două reguli valabile pentru toate tipurile de instruire: se face în timpul programului, iar perioada respectivă e timp de muncă (art. 76 din norme), și nu se poate face pe cheltuiala lucrătorilor (art. 21 din lege). „Lucrător” are sens larg: legea include și elevii și studenții aflați în stagiu de practică, precum și ucenicii (art. 5 lit. a). Pentru interni, Legea 176/2018 trimite expres la Legea 319/2006 (art. 16 lit. l și art. 27), deci un intern din programul de internship se instruiește ca un angajat.

Cele trei faze, plus instruirea suplimentară

Normele împart instruirea în trei faze (art. 77). Peste ele vine instruirea suplimentară: tot instruire periodică, dar făcută în afara calendarului, în cazurile din art. 98.

Tip	Când	Cine o face	Cum se încheie
Introductiv-generală	La angajare; și pentru lucrătorii detașați sau delegați de la o unitate la alta și pentru cei puși la dispoziție de un agent de muncă temporară (art. 83)	Angajatorul care și-a asumat atribuțiile SSM, lucrătorul desemnat, un lucrător al serviciului intern sau serviciul extern (art. 85)	Test de verificare, consemnat în fișă (art. 89)
La locul de muncă	După cea introductiv-generală și la fiecare schimbare a locului de muncă în firmă (art. 90)	Conducătorul direct al locului de muncă (art. 91)	Verificarea cunoștințelor de către șeful ierarhic superior; abia apoi începe lucrul efectiv la post (art. 94)
Periodică	La intervalul din programul de instruire-testare al firmei (art. 96)	Conducătorul locului de muncă	Verificată de șeful ierarhic și, prin sondaj, de angajator, lucrătorul desemnat sau serviciul de prevenire, care semnează fișele (art. 96 alin. 4)
Suplimentară	În cazurile din art. 98	Conducătorul locului de muncă (e tot o instruire periodică, art. 96 alin. 1); durata o stabilește angajatorul împreună cu conducătorul locului de muncă, lucrătorul desemnat sau serviciul de prevenire (art. 99)	Consemnată în fișă, la rubrica pentru instruirea periodică suplimentară

Introductiv-generală. Informează despre activitățile firmei, riscurile și măsurile de prevenire la nivelul întregii unități: legislația SSM, consecințele nerespectării ei, riscurile specifice firmei, primul ajutor, stingerea incendiilor și evacuarea (art. 88). Se face individual sau în grupuri de cel mult 20 de persoane și se încheie cu teste; cine nu și-a însușit cunoștințele nu poate fi angajat (art. 89 alin. 3). În practică, se face în prima zi, înainte ca omul să ajungă la un utilaj, la un depozit sau la o casă de marcat.

La locul de muncă. Prezintă riscurile și măsurile pentru postul concret, pe baza unor tematici aprobate de angajator (art. 93). Norma cere, obligatoriu, demonstrații practice ale activității și exerciții practice cu echipamentul de protecție, cu mijloacele de alarmare, evacuare și prim ajutor. Detaliul care surprinde firmele: o face șeful direct al locului de muncă. Un serviciu extern poate pregăti tematicile și programul, dar instruirea la locul de muncă și cea periodică rămân, potrivit normelor, în sarcina conducătorului locului de muncă (în practică, șeful direct: de echipă, de tură, de magazin) — nu doar a „omului cu SSM-ul”.

Periodică. Se face tuturor lucrătorilor (art. 95). Intervalul se stabilește în programul de instruire-testare al firmei, în funcție de condițiile postului, dar cu două limite (art. 96):

• intervalul dintre două instruiri periodice nu poate depăși 6 luni;
• pentru personalul tehnico-administrativ, el e de cel mult 12 luni.

Cele 12 luni nu sunt deci regula generală, ci excepția pentru personalul tehnico-administrativ (în practică, de regulă funcțiile de birou). Norma nu definește o listă de posturi: încadrarea se face în programul firmei și, la nevoie, se clarifică cu serviciul extern. Instruirea periodică se completează obligatoriu cu demonstrații practice (art. 96 alin. 5), deci nu se reduce la „citit și semnat”.

Suplimentară. Se face în plus față de calendar când (art. 98): lucrătorul a lipsit peste 30 de zile lucrătoare; s-au schimbat reglementările SSM sau instrucțiunile proprii, inclusiv din cauza unor riscuri noi; se reia activitatea după un accident de muncă; urmează lucrări speciale; se introduce sau se modifică un echipament de muncă; se schimbă sau se introduce o tehnologie ori o procedură de lucru. O colegă revine după două luni de concediu medical, iar între timp s-a schimbat procedura: ambele cazuri cer instruire suplimentară.

Durata. Fiecare fază, ca și instruirea suplimentară, durează cel puțin o oră, stabilită prin programul de instruire-testare, datat și aprobat de angajator (art. 80¹). Normele permit mai multe metode, inclusiv instruirea asistată de calculator (art. 78).

Cine o face în firma ta

Angajatorul are patru variante (art. 14 din norme): își asumă el atribuțiile SSM, desemnează unul sau mai mulți lucrători, înființează un serviciu intern sau apelează la un serviciu extern. Ce e posibil depinde de mărimea firmei:

Mărimea firmei	Ce poți face
Până la 9 lucrători inclusiv	Angajatorul poate face singur activitățile SSM dacă îndeplinește cumulativ trei condiții: activitatea firmei nu e în lista din anexa nr. 5 la norme; lucrează efectiv și regulat în firmă; a absolvit un program SSM de minimum 40 de ore, cu conținutul din anexa nr. 6 lit. A, atestat printr-un document de absolvire (art. 16)
10–49 de lucrători	Aceleași condiții, plus faptul că riscurile nu pot produce accidente sau boli profesionale grave, ireversibile — deces ori invaliditate (art. 17)
50–249 de lucrători	Se desemnează unul sau mai mulți lucrători ori se organizează un serviciu intern; dacă firma are activități din anexa nr. 5, serviciul intern e obligatoriu (art. 18)
Peste 250 de lucrători	Serviciul intern e obligatoriu (art. 19)

Activitățile pe care personalul propriu nu le poate face se încredințează unui serviciu extern (art. 16–19). Ce merită verificat:

• Lucrătorul desemnat se numește printr-o decizie scrisă și trebuie să fie angajat cu normă întreagă (art. 20). Are nevoie de cel puțin nivelul „mediu” de pregătire SSM: studii liceale în profil real sau tehnic și un curs SSM de minimum 80 de ore, la un furnizor autorizat (art. 21, 49 și 51).
• Serviciul extern trebuie să fie abilitat; lista serviciilor abilitate se publică pe site-ul Inspecției Muncii (art. 31 și 45). Contractul cu el trebuie să precizeze ce activități face fiecare parte și cum colaborează cu lucrătorii desemnați (art. 33).

Fișa individuală de instruire

Rezultatul fiecărei instruiri se consemnează obligatoriu în fișa individuală, cu materialul predat, durata și data (art. 81). Fișa urmează informațiile din anexa nr. 11 la norme: datele lucrătorului, funcția și locul de muncă; pentru fiecare fază data, durata în ore, cine a instruit, conținutul și semnăturile celui care a instruit și a celui care a verificat; mențiunea „admis la lucru”; tabelul instruirilor periodice și suplimentare.

• se completează imediat după verificarea instruirii și se semnează de lucrătorul instruit și de persoanele care au instruit și au verificat;
• se păstrează de conducătorul locului de muncă, împreună cu o copie a ultimei fișe de aptitudine de la medicul de medicina muncii;
• rămâne în firmă, pe hârtie sau electronic, de la angajare până la încetarea raporturilor de muncă (art. 81 alin. 5). Norma nu fixează un termen după încetare; vezi ghidul despre păstrarea documentelor de personal.

Varianta electronică

Din 6 mai 2021, legea permite ca dovada instruirii să fie pe hârtie sau electronică, după cum alege angajatorul prin regulamentul intern; varianta electronică se semnează cu semnătură electronică, avansată sau calificată (art. 21 alin. 4–5 din Legea 319/2006, în forma după Legea 208/2021). Normele au fost aliniate prin HG 259/2022. Condițiile din norme:

• angajatorul stabilește prin regulamentul intern dacă fișa se semnează olograf sau cu semnătură electronică (simplă), avansată ori calificată (art. 81 alin. 3¹), iar procedurile se prevăd în contractul individual de muncă (alin. 3²);
• angajatorul asigură trasabilitatea și integritatea materialelor folosite la fiecare instruire electronică (alin. 3³);
• dacă instruirea însăși se face în format electronic, fișa trebuie semnată electronic de toate persoanele implicate (art. 81¹).

Deci o fișă electronică înseamnă mai mult decât un PDF în care cineva scrie un nume. Nivelul de semnătură cântărește diferit ca dovadă; vezi documentele electronice la un control ITM.

Prestatori și vizitatori

Pentru lucrătorii unei firme externe care lucrează la tine pe bază de contract de prestări servicii, instruirea privind activitățile unității și riscurile ei e a ta, ca beneficiar, și se consemnează într-o fișă colectivă (anexa nr. 12), pe hârtie în două exemplare sau electronic (art. 82 alin. 2–4). Pentru vizitatori, regulile de deplasare se stabilesc prin regulamentul intern (art. 82 alin. 1).

Cazuri speciale

• Angajat nou: introductiv-generală cu test, apoi la locul de muncă, verificare, „admis la lucru” (art. 89–94). Vezi și documentele necesare la angajare.
• Schimbarea postului în firmă: instruirea la locul de muncă se reia (art. 90 alin. 2) — inclusiv la o recalificare internă.
• Detașați și delegați: instruirea introductiv-generală se face și lor (art. 83 lit. b și c); stabilește în actul de detașare cine o face la destinație — vezi delegarea și detașarea. Aceeași regulă pentru personalul temporar (art. 83 lit. d).
• Zilieri: beneficiarul asigură instruirea înainte de începerea activității și la schimbarea locului de muncă, cere o declarație semnată privind starea de sănătate și dă echipament de protecție gratuit (art. 5 alin. 3 lit. b, c și e din Legea 52/2011). Detalii în articolul despre zilieri.
• Telemuncă: angajatorul asigură instruirea privind, în special, echipamentele cu ecran de vizualizare — la angajare, la un echipament sau o procedură nouă (art. 7 lit. c din Legea 81/2018); nerespectarea se sancționează cu 2.000 lei (art. 11 lit. g). Vezi telemunca și munca la domiciliu.
• Lucrători străini: instruirea trebuie să fie „suficientă și adecvată”, deci înțeleasă de cel instruit; regulile în plus pentru lucrătorii non-UE sunt în ghidul despre angajarea lucrătorilor străini.

Ce verifică ITM și ce riști dacă lipsește

Controlul aplicării legislației SSM aparține Inspecției Muncii (art. 47 din Legea 319/2006). Un inspector poate cere documentele pe care normele le cer să existe: fișele individuale, tematicile aprobate, programul de instruire-testare, instrucțiunile proprii, decizia de desemnare sau contractul cu serviciul extern. Vezi și actele necesare la un control ITM și măsurile ITM din 2026.

Amenda. Încălcarea art. 20 din Legea 319/2006 (obligația de a asigura instruirea) se sancționează cu amendă de la 4.000 la 8.000 lei (art. 39 alin. 4). În același interval intră obligații apropiate: atribuțiile SSM din fișa postului (art. 13 lit. d), instrucțiunile proprii (lit. e) și controlul cunoașterii măsurilor de către toți lucrătorii (lit. f). Instruirea pe cheltuiala lucrătorilor sau în afara programului încalcă art. 21 și se sancționează cu 2.500–5.000 lei (art. 39 alin. 7).

După un accident. Aici lipsa instruirii se vede cel mai clar:

• dosarul de cercetare include copiile fișelor de instruire ale victimelor (art. 122 alin. 1 lit. k din norme; în caz de deces, în original);
• procesul-verbal consemnează data ultimului instructaj al accidentatului (art. 129 alin. 5);
• același proces-verbal indică cauza, persoanele răspunzătoare de încălcarea reglementărilor, sancțiunile aplicate și eventualele propuneri de cercetare penală (art. 128 lit. k–p).

Nicio dispoziție nu spune că lipsa instruirii „agravează” automat răspunderea, dar un lucrător neinstruit ajunge ușor în procesul-verbal ca neîndeplinire a unei obligații legale. Pe lângă amendă, angajatorul răspunde patrimonial pentru prejudiciile victimelor, în măsura în care nu sunt acoperite de asigurările sociale (art. 44 din Legea 319/2006). În cazurile grave intră în discuție și răspunderea penală: neluarea măsurilor legale de SSM, dacă se creează un pericol iminent de accident de muncă sau de îmbolnăvire profesională, se pedepsește cu închisoare de la 6 luni la 3 ani sau cu amendă (art. 349 din Codul penal; din culpă, 3 luni–1 an sau amendă), iar dacă moare cineva, uciderea din culpă prin nerespectarea dispozițiilor legale pentru o activitate se pedepsește cu închisoare de la 2 la 7 ani (art. 192 alin. 2). Încadrarea o stabilesc organele de cercetare și instanța, nu firma.

Checklist pentru un IMM

1. Ai stabilit cine face SSM în firmă (angajatorul, un lucrător desemnat prin decizie scrisă sau un serviciu extern abilitat, cu contract).
2. Ai un program de instruire-testare scris, datat și aprobat, cu durata fiecărei faze (minimum o oră), și tematici aprobate pentru fiecare fază.
3. Ai instrucțiuni proprii pentru posturi și periodicitatea trecută în scris pentru fiecare loc de muncă.
4. Fiecare angajat nou are fișa deschisă, a trecut testul, a fost instruit la locul de muncă și verificat, iar „admis la lucru” e semnat înainte de prima zi efectivă la post.
5. Ai un calendar al instruirilor periodice — cel mult 6 luni (12 pentru personalul tehnico-administrativ), cu demonstrații practice — și știi ce declanșează instruirea suplimentară.
6. Fișele sunt semnate, păstrate de șeful locului de muncă cu o copie a fișei de aptitudine și rămân în firmă cel puțin până la încetarea contractului.
7. Pentru fișe electronice, regulamentul intern și contractele de muncă prevăd semnătura și procedura.
8. Prestatorii, zilierii, personalul temporar și telesalariații sunt instruiți; conducătorii locurilor de muncă (șefii de echipă, de tură, de magazin) știu că instruirea la locul de muncă și cea periodică sunt în sarcina lor.

Evaluarea riscurilor, planul de prevenire și protecție și conținutul tehnic al tematicilor țin de un specialist SSM; articolul de față se ocupă doar de obligația de instruire și de documentele ei.

Întrebări frecvente

Cât de des se face instruirea SSM?

Instruirea periodică se face la intervalul din programul firmei, dar nu la mai mult de 6 luni, iar pentru personalul tehnico-administrativ la cel mult 12 luni (art. 96 din HG 1425/2006). În plus, se face instruire suplimentară în cazurile din art. 98: absență de peste 30 de zile lucrătoare, echipament sau procedură nouă, reluarea lucrului după un accident.

Se instruiesc și angajații de birou?

Da. Instruirea introductiv-generală, cea la locul de muncă și cea periodică se fac tuturor lucrătorilor; diferența e intervalul, de până la 12 luni pentru personalul tehnico-administrativ. Se aplică și telesalariaților.

Cine face instruirea într-o firmă mică, fără specialist?

Într-o firmă de până la 9 lucrători, angajatorul o poate face dacă îndeplinește cele trei condiții de mai sus, inclusiv programul de 40 de ore; între 10 și 49 de lucrători se adaugă condiția privind riscurile. Altfel, se desemnează un lucrător sau se apelează la un serviciu extern abilitat. Instruirea la locul de muncă și cea periodică se fac de conducătorul locului de muncă.

Se poate face online?

Parțial. Instruirea asistată de calculator e permisă (art. 78), iar fișa se semnează electronic de toate persoanele implicate. Dar instruirea la locul de muncă și cea periodică trebuie completate obligatoriu cu demonstrații practice: partea teoretică poate fi online, partea practică nu.

Cât păstrez fișa de instruire?

În firmă, de la angajare până la încetarea raporturilor de muncă (art. 81 alin. 5), pe hârtie sau electronic. Norma nu fixează un termen după încetare; arhivarea ulterioară depinde de regulile de arhivare ale firmei.

Ce amendă riști dacă nu instruiești angajații?

De la 4.000 la 8.000 lei pentru încălcarea art. 20 din Legea 319/2006 (art. 39 alin. 4). Dacă se întâmplă un accident, se pot adăuga răspunderea patrimonială și, în cazurile grave, cea penală.

Unde te ajută Workly, și unde nu

Workly nu are un modul de SSM și nu planifică instruirile: calendarul, tematicile și fișele semnate rămân în sarcina firmei, cu sprijinul lucrătorului desemnat sau al serviciului extern. Ce poți face în modulul de documente e să ții în ordine documentele din jurul instruirii: fiecare angajat are un dosar digital, cu acces în funcție de rol, în care poți încărca fișa de instruire scanată sau semnată electronic, alături de fișa de aptitudine.

---

Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică sau de specialitate în securitate și sănătate în muncă. Cuantumurile amenzilor, termenele și formularele se pot modifica prin acte normative ulterioare — verifică forma în vigoare a Legii 319/2006 și a HG 1425/2006 sau consultă un specialist SSM.