REGES-Online: cum delegi accesul către angajați și contabili sau firme externe

REGES-Online funcționează pe conturi individuale, legate de CNP-ul persoanei, nu de firmă. De aceea, reprezentantul legal trebuie să delege accesul către cine operează efectiv registrul — un salariat intern sau contabilul/firma externă. Iată cum se face corect, pas cu pas.

Autentificare pe CNP, nu pe firmă

Prima idee de înțeles: în REGES te autentifici ca persoană fizică, cu contul tău legat de CNP. Nu există un „cont al firmei“ la care se conectează oricine. Accesul la registrul unei companii se obține prin delegare, pornind de la reprezentantul legal al acesteia.

Ce este delegarea

Delegarea este un drept derivat și revocabil: reprezentantul legal acordă unei alte persoane dreptul de a opera în registrul firmei. Cine primește delegarea acționează în numele firmei, în limitele stabilite, iar dreptul poate fi retras oricând.

Cine deleagă și cui

Lanțul tipic de roluri este:

• Reprezentantul legal (sau un împuternicit al acestuia) — deține accesul primar la registrul firmei.
• Salariatul desemnat — o persoană din firmă, desemnată printr-o decizie scrisă, care primește delegare pentru a opera registrul.
• Prestatorul extern (contabil / firmă de contabilitate) — care are cont propriu în platformă și primește delegare pentru clienții pe care îi deservește.

Este posibilă și sub-delegarea, în anumite condiții, dar fiecare verigă trebuie documentată.

Salariat vs. prestator: distincția

Platforma tratează diferit un salariat al firmei și un prestator extern. Salariatul intern primește acces în baza raportului de muncă și a deciziei de desemnare. Prestatorul extern (contabilul) își creează un cont de prestator și este legat de firmă printr-un contract de prestări servicii. Alegerea rolului corect la configurare este importantă, pentru că determină drepturile și responsabilitatea.

Pașii în platformă

Fluxul general, în interfața REGES, urmează pași de tipul:

1. Cerere de acces — reprezentantul legal solicită/confirmă accesul la registrul firmei.
2. Cont de prestator — pentru contabilul extern, crearea contului corespunzător.
3. Delegare — acordarea dreptului către persoana/firma care va opera.
4. Delegați — gestionarea listei de delegați (adăugare, revocare).

Denumirile exacte ale secțiunilor pot evolua, întrucât platforma este în dezvoltare.

Documentele necesare

Delegarea se sprijină pe documente: decizia scrisă de desemnare a salariatului, contractul de prestări servicii cu firma de contabilitate, eventuale acte adiționale. Fără aceste documente, delegarea rămâne fragilă la un control sau la un litigiu privind cine a operat ce.

Riscul dependenței de un singur delegat

Un risc practic subestimat: dacă tot accesul depinde de o singură persoană (care pleacă, se îmbolnăvește sau își pierde credențialele), firma rămâne blocată. E prudent să existe redundanță în delegare și o evidență clară a cine are ce drepturi.

Cum ajută Workly

Workly gestionează evidența salariaților și pregătește datele necesare pentru REGES, simplificând configurarea rolurilor și claritatea asupra cine operează în numele firmei. Evidența deciziilor de desemnare și a contractelor cu prestatorii externi se ține în același loc cu dosarele de personal, iar conformitatea (REGES, SAGA, GDPR) rămâne coerentă. Astfel, delegarea accesului nu mai este un punct unic de blocaj, ci o parte documentată a fluxului.

---

Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Platforma REGES-Online și procedurile de delegare se pot modifica — verifică întotdeauna pașii și cerințele în vigoare la sursa oficială (Inspecția Muncii, portalul REGES) sau consultă un specialist înainte de a configura accesul.