Termenele de păstrare a documentelor de personal: dosarul de personal și contractele, regula de 5 ani pentru statele de salarii, ce spune GDPR și cum arhivezi electronic corect.
„Cât timp trebuie să țin dosarele foștilor angajați?“ este o întrebare la care mulți angajatori răspund din reflex: „le păstrăm pe toate, pentru orice eventualitate“. Este exact răspunsul greșit — pentru că GDPR interzice păstrarea nelimitată, iar legislația arhivelor impune termene diferite pe tip de document. Iată harta.
Termenele de păstrare vin din două direcții, cu scopuri opuse:
Regula practică: păstrezi exact cât impune legea specială, apoi ștergi/distrugi. Termenul legal de arhivare este chiar temeiul care justifică păstrarea în fața GDPR — dar după expirarea lui, păstrarea devine greu de apărat.
Documentele care atestă raportul de muncă și vechimea — dosarul de personal, contractele individuale de muncă, actele adiționale — au termene de păstrare foarte lungi, de ordinul zecilor de ani (anexele Legii 16/1996 prevăd un termen de 75 de ani pentru această categorie).
Motivul e practic: peste 20 sau 30 de ani, un fost salariat îți poate cere o adeverință de vechime pentru dosarul de pensie. Dacă documentele nu mai există, reconstituirea e dificilă, iar persoana pierde stagiu.
Important: termenul scurtat de 5 ani introdus pentru documentele contabile nu se aplică dosarelor personale. Confuzia dintre cele două categorii este cea mai riscantă greșeală din acest domeniu.
Aici a apărut modificarea care a creat cea mai multă confuzie.
Specialiștii avertizează însă că noul termen trebuie tratat cu prudență:
Recomandarea rezonabilă: nu distruge statele de plată pe baza noului termen fără o analiză cu contabilul și, ideal, cu un specialist în arhivare. Riscul de a nu putea emite o adeverință de venit este, practic, mai mare decât costul păstrării.
Poți arhiva electronic, cu condiția ca documentele să rămână integre, lizibile și accesibile pe toată durata termenului de păstrare. Nu e suficient „un folder cu PDF-uri pe un server“: contează trasabilitatea, protecția împotriva modificării și posibilitatea de a le regăsi și pune la dispoziție la cerere.
Pentru documentele semnate electronic, tipul semnăturii contează — o semnătură avansată sau calificată, cu marcă temporală, rezistă mult mai bine la o contestație decât un simplu scan.
Cât timp se păstrează statele de plată? Tradițional 50 de ani, ca dovadă pentru pensii. Legea 36/2023 a introdus un termen de 5 ani pentru documentele contabile, inclusiv statele de salarii — dar aplicarea lui trebuie tratată cu prudență, pentru că statele rămân sursa adeverințelor de venit. Verifică situația concretă cu contabilul.
Câți ani trebuie arhivat un dosar de personal? Un termen foarte lung, de ordinul zecilor de ani (anexele Legii 16/1996 prevăd 75 de ani pentru documentele care atestă raportul de muncă). Regula de 5 ani pentru contabilitate nu se aplică aici.
Ce documente de HR intră sub incidența GDPR? Practic toate cele care conțin date personale: dosarul de personal, contractele, pontajele, cererile de concediu, certificatele medicale, fișele SSM. Datele de sănătate și CNP-ul sunt categorii care cer protecție suplimentară.
Se pot arhiva electronic documentele de personal? Da, dacă se asigură integritatea, lizibilitatea și accesibilitatea pe toată durata termenului, plus posibilitatea de a le prezenta la cerere.
Ce amenzi riști dacă nu păstrezi documentele obligatorii? Lipsa documentelor obligatorii la un control ITM se sancționează contravențional. Separat, prelucrarea neconformă a datelor personale (inclusiv păstrarea excesivă) poate atrage sancțiuni GDPR aplicate de ANSPDCP.
Pentru lista completă a documentelor care compun dosarul, vezi dosarul de personal al salariatului.
Problema reală nu e „unde ținem documentele“, ci cine urmărește termenele. Workly ține dosarul de personal digital, cu documentele criptate și organizate pe angajat — contracte, acte adiționale, cereri, certificate — și cu acces pe roluri, astfel încât datele sensibile să nu fie vizibile pentru cine nu are nevoie de ele.
Retenția este configurabilă pe categorii, cu purjare automată la expirarea termenului — exact ce cere GDPR — fără ca cineva să țină minte manual. Documentele cu dată de expirare (contracte, fișe de aptitudine, autorizații) sunt urmărite cu alerte înainte de termen, ca să nu afli că ceva a expirat după ce s-a întâmplat. Iar când un fost angajat cere o adeverință de vechime sau de venit, aceasta se generează din date consolidate, nu din reconstituirea manuală a unei arhive de hârtie.
Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică sau fiscală. Termenele de arhivare au fost recent modificate și se interpretează diferit — verifică întotdeauna situația concretă la sursa oficială (Legea 16/1996, Legea contabilității, Arhivele Naționale) sau consultă un specialist înainte de a distruge documente.
Ghid hărțuire morală și sexuală la locul de muncă: definițiile legale, obligația de prevenire, procedura internă de sesizare, sancțiunile aplicabile și rolul regulamentului intern.
Ghid monitorizare angajați: condițiile din Codul muncii și GDPR, testul de proporționalitate, informarea prealabilă, camerele video, emailul de serviciu și geolocalizarea.
Ghid nota de lichidare: de ce nu e cerută de Codul muncii dar rămâne necesară în practică, obligativitatea pentru gestionari (Legea 22/1969), ce trebuie să conțină și model.
Îți arătăm cum funcționează pontajul, salarizarea și restul modulelor pentru firma ta, într-o demonstrație scurtă.
Cere o demonstrație