Ce date trebuie să conțină condica de prezență în 2026, cine o completează, dacă poate fi electronică, ce amenzi riști fără ea și care e diferența față de foaia de pontaj.
Condica de prezență este documentul prin care angajatorul dovedește, zi de zi, cine a venit la muncă și în ce interval. În 2026, întrebarea practică nu mai este „trebuie să am una?“, ci „ce trebuie să conțină ca să reziste la un control” — și dacă poate fi ținută electronic. Iată răspunsurile.
Codul muncii, prin articolul 119, obligă angajatorul să țină evidența orelor de muncă prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orei de începere și a celei de sfârșit a programului, și să o pună la dispoziția inspectorilor de muncă ori de câte ori este solicitată.
Legea vorbește despre evidență, nu impune un formular-tip numit „condică“. Condica de prezență este forma tradițională prin care angajatorii îndeplinesc această obligație — dar nu singura formă admisă.
Pentru a-și îndeplini scopul, evidența trebuie să conțină, ca minim:
Ce nu trebuie să conțină: date personale excesive. Evidența de prezență se supune GDPR, deci principiul minimizării datelor se aplică — colectezi ce e necesar pentru scopul legal, nu mai mult.
Completarea efectivă o face, de regulă, salariatul (semnând la venire și la plecare) sau un responsabil desemnat pe punct de lucru. Răspunderea juridică pentru existența și corectitudinea evidenței aparține însă angajatorului — nu poți invoca faptul că un angajat a uitat să semneze.
Obligația se aplică per punct de lucru: dacă ai trei locații, ai nevoie de evidență la fiecare, nu doar una centralizată la sediu.
Legea nu impune suportul de hârtie. O evidență ținută electronic are aceeași valoare juridică, cu condiția să fie reală, completă și disponibilă la cerere. Mai mult, autoritățile pot solicita documente în format electronic, iar o firmă cu evidența digitală ordonată răspunde în minute, nu în zile.
Avantajul practic al variantei electronice este că rezolvă slăbiciunea structurală a hârtiei și a Excelului: marcarea în timp real, imposibil de completat retroactiv, cu istoric al modificărilor. Un registru pe hârtie completat la finalul lunii, cu același pix și aceeași grafie pentru toate zilele, este exact genul de document care ridică semne de întrebare la un control.
Termenii se confundă frecvent:
Ele nu se substituie: condica alimentează foaia de pontaj, iar foaia de pontaj alimentează salarizarea. Dacă ai doar centralizatorul lunar, fără evidență zilnică, obligația din art. 119 nu e îndeplinită.
Neîndeplinirea obligației de a ține evidența orelor de muncă și de a o prezenta inspectorilor se sancționează contravențional, cu amendă. Riscul real este însă mai mare decât amenda în sine: dacă programul efectiv nu corespunde cu cel declarat — de exemplu, un contract part-time pentru cineva care lucrează normă întreagă — situația poate fi încadrată drept muncă nedeclarată, unde din 2026 sancțiunile au crescut substanțial (până la 40.000 lei per persoană, cu plafon cumulat de până la 1.000.000 lei).
Este obligatorie condica de prezență în România? Obligatorie este evidența zilnică a timpului de muncă (art. 119 Codul muncii). Condica este forma tradițională de a o ține; poți folosi și o soluție electronică, cu aceeași valoare.
Ce amenzi riști dacă nu ai condică de prezență? Lipsa evidenței se sancționează contravențional. Separat și mult mai grav, o neconcordanță între programul real și cel declarat poate fi încadrată ca muncă nedeclarată, cu amenzi majorate din 2026.
Poate condica de prezență să fie electronică? Da. Legea nu impune hârtia. Evidența electronică e valabilă dacă e reală, completă și poate fi pusă la dispoziția inspectorilor la cerere.
Cine trebuie să completeze condica de prezență? În practică, salariatul sau un responsabil desemnat. Răspunderea pentru existența și corectitudinea evidenței rămâne a angajatorului.
Care e diferența dintre condică de prezență și foaie de pontaj? Condica înregistrează zilnic intrarea și ieșirea; foaia de pontaj este agregarea lunară (totaluri de ore, suplimentare, absențe) care stă la baza statului de plată.
Workly înlocuiește condica pe hârtie cu o evidență care nu poate fi completată retroactiv: angajatul marchează prezența prin Kiosk cu cod QR rotativ sau card NFC la intrarea în punctul de lucru — inclusiv cei fără smartphone — iar sistemul înregistrează momentul exact, cu istoric auditabil al oricărei modificări.
Evidența se ține per punct de lucru, absențele (concediu, medical, învoire) intră în același registru, iar foaia de pontaj lunară se generează automat din datele zilnice, fără compunere manuală. La o solicitare ITM, exporți evidența în câteva secunde, în loc să reconstitui luni întregi. Datele personale sunt criptate și purjate automat la expirarea termenului de retenție, conform GDPR.
Ai nevoie și de varianta clasică? Vezi articolele noastre cu model de condică de prezență și model de foaie de pontaj lunar.
Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Obligațiile privind evidența timpului de muncă și cuantumul sancțiunilor se pot modifica — verifică întotdeauna cadrul în vigoare (Codul muncii, Inspecția Muncii) sau consultă un specialist.
Ghid hărțuire morală și sexuală la locul de muncă: definițiile legale, obligația de prevenire, procedura internă de sesizare, sancțiunile aplicabile și rolul regulamentului intern.
Ghid monitorizare angajați: condițiile din Codul muncii și GDPR, testul de proporționalitate, informarea prealabilă, camerele video, emailul de serviciu și geolocalizarea.
Ghid nota de lichidare: de ce nu e cerută de Codul muncii dar rămâne necesară în practică, obligativitatea pentru gestionari (Legea 22/1969), ce trebuie să conțină și model.
Îți arătăm cum funcționează pontajul, salarizarea și restul modulelor pentru firma ta, într-o demonstrație scurtă.
Cere o demonstrație