Ghid stat de plată: rolul de document justificativ, elementele obligatorii, semnarea și confidențialitatea, termenul de arhivare și legătura cu fluturașul de salariu.
Statul de plată este documentul pe baza căruia se plătesc salariile și se justifică cheltuiala în contabilitate. Nu e o simplă listă cu sume: are cerințe de conținut, reguli de semnare și un termen de arhivare care depășește durata de viață a majorității firmelor. Iată ce trebuie să știi.
Statul de plată este un document justificativ financiar-contabil, care centralizează, pentru o lună, drepturile salariale ale tuturor angajaților și reținerile aferente.
Servește simultan la:
Ultimul punct explică regimul special de arhivare de mai jos.
Ca document financiar-contabil, statul de plată cuprinde, ca minim:
Separat de statul propriu-zis, angajatorul evidențiază și contribuția asiguratorie pentru muncă (CAM) de 2,25%, care este cost al angajatorului, nu reținere din salariu.
Statul de plată se semnează de persoana care l-a întocmit, de cea care îl verifică și de reprezentantul legal al angajatorului.
Semnătura salariatului pe stat era, în trecut, dovada primirii banilor — la plata în numerar. Astăzi, când plata se face prin virament bancar, dovada o constituie extrasul de cont, iar semnătura salariatului pe stat nu mai este necesară în același mod.
Acest lucru contează pentru confidențialitate: un stat de plată circulat pentru semnături expune veniturile tuturor angajaților. Practica de a-l da la semnat „pe rând“ este problematică sub GDPR.
Confuzia e frecventă, deși rolurile sunt diferite:
| Stat de plată | Fluturaș | |
|---|---|---|
| Acoperă | toți angajații | un singur angajat |
| Rol | document justificativ contabil | informarea salariatului |
| Confidențialitate | acces strict limitat | se predă salariatului |
| Semnat de | întocmitor, verificator, reprezentant legal | — |
Angajatorul are obligația de a-l informa pe salariat asupra elementelor care compun salariul. Fluturașul este modalitatea uzuală de a face asta — și trebuie să ajungă individual, nu afișat sau distribuit în mod care expune datele altora.
Aici e capcana. Statele de plată au servit tradițional la stabilirea și recalcularea pensiilor, motiv pentru care termenul de păstrare era de 50 de ani.
Prin Legea 36/2023, articolul 25 din Legea contabilității a fost modificat: registrele contabile și documentele justificative se păstrează 5 ani, calculați de la 1 iulie a anului următor exercițiului financiar — inclusiv statele de salarii.
Recomandarea prudentă rămâne însă neschimbată: nu distruge statele de plată pe baza noului termen fără o analiză. Ele sunt sursa adeverințelor de venit și de vechime pe care un fost angajat ți le poate cere peste 20 sau 30 de ani, pentru dosarul de pensie. Costul păstrării e mult mai mic decât imposibilitatea de a emite o adeverință corectă.
Datele salariale sunt date personale. Practic:
Directiva europeană privind transparența salarială schimbă unele reguli privind informarea despre grile și intervale — dar nu transformă salariile individuale în informație publică.
Este statul de plată obligatoriu? Da, ca document justificativ financiar-contabil care stă la baza plății salariilor și a înregistrării cheltuielii cu personalul.
Trebuie semnat de angajat? La plata prin virament bancar, dovada plății o constituie extrasul de cont. Semnătura salariatului pe stat nu mai are rolul din perioada plăților în numerar, iar circularea statului pentru semnături ridică probleme de confidențialitate.
Cât timp se păstrează? Legea 36/2023 a introdus un termen de 5 ani pentru documentele contabile, inclusiv statele de salarii. În practică, păstrarea îndelungată rămâne recomandată, pentru că statele servesc la eliberarea adeverințelor de venit și vechime.
Care e diferența față de fluturaș? Statul acoperă toți angajații și e document contabil; fluturașul e individual și servește informării salariatului.
Pot afișa statul de plată în firmă? Nu. Datele salariale sunt date personale, cu acces limitat la persoanele care au nevoie operațional de ele.
Vezi și contribuțiile salariale în 2026, cât timp păstrezi documentele de personal și adeverința de salariat.
Statul de plată din Workly se generează din date, nu din transcrieri: zilele și orele vin din pontaj, absențele din modulul de concedii cu tipul corect, sporurile din contract și actele adiționale. Fiecare sumă se poate urmări înapoi până la sursa ei — util atât la o verificare internă, cât și la o întrebare a angajatului.
Accesul e pe roluri: cine face salarizare vede statul complet, un manager de echipă nu. Rezultatul se exportă în format SAGA către contabilitate, cu istoric al exporturilor pentru audit. Iar arhivarea e configurabilă, cu date păstrate în formă care permite emiterea, peste ani, a adeverințelor de venit și vechime — fără să scotocești prin bibliorafturi.
Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță fiscală sau juridică. Termenele de arhivare au fost recent modificate și se interpretează diferit — verifică situația concretă sau consultă un specialist înainte de a distruge documente.
Ghid fluturaș de salariu: obligația angajatorului de a informa salariatul, ce elemente conține, cum se citește linie cu linie, transmiterea electronică și confidențialitatea.
Ghid deducere personală: sistemul procentual din art. 77 Cod Fiscal, grila 20–45% pe persoane în întreținere, pragul de anulare, deducerea suplimentară și declarația de funcție de bază.
Ghid rețineri din salariu: condiția datoriei certe, lichide și exigibile, plafonul de o treime și cel de jumătate, ordinea de prioritate și ce nu poate reține angajatorul unilateral.
Îți arătăm cum funcționează pontajul, salarizarea și restul modulelor pentru firma ta, într-o demonstrație scurtă.
Cere o demonstrație