Extrasul din REGES-Online: cum îl obține salariatul și când trebuie să-l elibereze angajatorul

Un salariat care cere un credit, pregătește dosarul de pensie, se înscrie la șomaj sau pleacă la alt angajator are nevoie, mai devreme sau mai târziu, de o dovadă a istoricului lui de muncă. Până de curând, dovada însemna o cerere scrisă la HR sau la ITM și un termen de așteptare. Azi, istoricul din registrul de evidență a salariaților poate fi descărcat direct de salariat, din REGES-Online, sub forma unui extras.

Pentru angajator, asta schimbă două lucruri. Nu mai controlezi tu momentul în care documentul ajunge la salariat, iar orice greșeală din registru se vede, neschimbată, în extrasul pe care omul îl ține în mână. Mai jos găsești ce este extrasul, ce spune legea despre el, cum îl obține salariatul, când trebuie să-l elibereze angajatorul, ce conține (și ce nu), când e valabil pe hârtie și ce faci când datele sunt greșite.

Ce este extrasul și la ce folosește

Extrasul este un document generat de platforma REGES-Online din datele transmise de angajator: contractele salariatului, funcția, norma, salariul de bază din contract, suspendările și încetarea. Cu alte cuvinte, e istoricul raportului de muncă așa cum apare în registrul completat de angajator pe platforma Inspecției Muncii, nu o declarație pe care firma o scrie special pentru salariat.

Legea îl recunoaște ca dovadă a vechimii în muncă (art. 34 alin. (5²) din Codul muncii), așa că poate fi util, de exemplu, la dosarul de pensie sau de șomaj, la o angajare nouă ori ca verificare personală: salariatul vede dacă a fost declarat corect. Fiecare instituție decide ce documente acceptă, așa că întreab-o înainte. Actele cerute efectiv la fiecare dosar sunt în ghidurile despre dosarul de pensie și indemnizația de șomaj.

Ce spune legea, pe scurt

Act	Ce prevede despre extras
Codul muncii, art. 34 alin. (5)	La cererea salariatului sau a unui fost salariat, angajatorul eliberează un document care atestă activitatea desfășurată, durata activității, salariul, vechimea în muncă, în meserie și în specialitate.
Codul muncii, art. 34 alin. (5¹) și (5²)	Registrul este accesibil online salariaților și foștilor salariați, pentru datele care îi privesc: vizualizare, descărcare, tipărire și generarea online a unui extras. Vechimea poate fi dovedită și cu extrasul, în condițiile stabilite prin hotărâre de guvern.
HG 1164/2022 (procedura din anexă, art. 5)	Vechimea în muncă sau în specialitate se poate dovedi cu extrasul generat online, dacă este asumat de angajator prin semnătură olografă sau prin semnătură electronică calificată. Procedura se aplică de la 31 decembrie 2024.
HG 295/2025, art. 8 alin. (6) și (7)	La încetarea activității, angajatorul eliberează o adeverință și un extras din registru, certificat prin semnătură. La cerere scrisă, adeverința se eliberează în cel mult 15 zile lucrătoare.
Ordinul nr. 1107/2025 al ministrului muncii (procedura din anexă, pct. 14, 19 și 20)	Cum se autentifică salariații în aplicație, de unde pot obține extrase și cum le obțin angajatorii.

Împreună, cele patru acte se completează: Codul muncii dă dreptul, HG 1164/2022 spune când extrasul dovedește vechimea, HG 295/2025 fixează obligațiile angajatorului, iar ordinul arată căile concrete de obținere. Atenție însă la statutul art. 8 din HG 295/2025, despre care vorbim mai jos.

Cum obține salariatul extrasul, singur

Contul se face pe CNP-ul salariatului, nu pe firmă. Ordinul nr. 1107/2025 prevede trei căi de acces individual:

• ROeID, identitatea digitală pusă la dispoziție de Autoritatea pentru Digitalizarea României. Portalul o recomandă utilizatorilor din România, iar autorizarea contului e automată;
• certificat digital calificat (semnătură electronică calificată);
• cerere de activare aprobată de ITM la ghișeu, după identificarea vizuală și verificarea cărții de identitate.

Portalul oficial mai menționează autentificarea prin eIDAS, pentru cetățenii altor state UE, și e-mail cu parolă, pentru conturi deja activate. Un cont activat la ghișeu poate fi folosit doar în aplicația pentru salariați, nu și în aplicația Angajator.

După ce ai contul, pașii sunt aceiași pentru orice angajator din istoric:

1. Intră pe reges.inspectiamuncii.ro, în secțiunea „Registrul pentru salariați”, sau deschide aplicația mobilă „Salariat”.
2. Autentifică-te. Prima pagină listează angajatorii înregistrați în REGES pentru CNP-ul tău.
3. Apasă „Solicită extras” la angajatorul dorit sau alege „Solicită extras registru” din meniu.
4. Alege tipul: extras individual (istoricul tău la o anumită firmă) sau extras centralizator (contractele înregistrate în perioada 2006–2011 sau 2011–prezent). Formatele disponibile: PDF, XLSX, CSV.
5. Opțional, bifezi „Semnează electronic” și, doar la extrasul individual, „Nu afișa salariul”. Obligatoriu, bifezi declarația pe propria răspundere că ești persoana cu acel CNP, sub sancțiunea art. 326 din Codul penal (fals în declarații).
6. Cererea apare în „Status solicitări și sesizări”, de unde deschizi, descarci sau tipărești extrasul.

Există și alte căi, enumerate în ordin: Info Kioskul de la sediul ITM (portalul are și opțiunea „Extras fără cont la Infokiosk”), angajatorul și, doar dacă salariatul nu are nicio posibilitate tehnică de a accesa REGES-Online, ITM. Portalul oficial prezintă accesul salariatului la informațiile din registru ca gratuit.

Când trebuie să-l elibereze angajatorul

Regulile depind de momentul în care se cere documentul:

• La încetarea activității (demisie, concediere, expirarea contractului etc.), angajatorul dă salariatului o adeverință și un extras din registru, certificat prin semnătură — art. 8 alin. (6) din HG 295/2025. Hotărârea nu fixează un termen separat pentru extras. Ca regulă practică, generezi extrasul după ce ai transmis încetarea în registru (cel târziu la data încetării sau la data la care ai luat cunoștință de evenimentul care a determinat-o), ca să o cuprindă, și îl predai odată cu adeverința. Lista completă a actelor de la plecare e în articolul despre documentele la încetarea contractului.
• La cerere scrisă, angajatorul eliberează o adeverință care atestă activitatea, durata, salariul, vechimea în muncă și în specialitate, „astfel cum rezultă din Registru și din dosarul personal”, în cel mult 15 zile lucrătoare — art. 8 alin. (7). Același termen se aplică pentru copiile documentelor din dosarul personal, certificate pentru conformitate (alin. 4 și 5). Diferența dintre adeverință și extras e explicată mai jos; despre conținutul adeverințelor, vezi și ghidul despre adeverința de salariat și modelul gratuit.
• Dacă firma e în insolvență, faliment sau lichidare, administratorul sau lichidatorul judiciar eliberează documentul care atestă activitatea în cel mult 60 de zile calendaristice și transmite încetarea contractelor în registru — art. 34 alin. (6¹) din Codul muncii.

Cum generezi extrasul ca angajator

Din contul de angajator, în „Registrul pentru Angajatori”, alegi Extrase → Salariat. Găsești salariatul după nume, prenume, CNP (sau NIF), data nașterii sau localitatea nașterii; lista afișează cel mult 10 salariați, în ordine alfabetică. Raportul se exportă în PDF, Excel sau CSV și, opțional, se semnează electronic înainte de descărcare. Documentul îl generează persoana desemnată prin decizie scrisă sau prestatorul căruia i-ai delegat accesul; cum se face delegarea, în ghidul despre delegarea accesului în REGES.

Statutul art. 8 din HG 295/2025

Potrivit relatărilor din presa juridică și economică, art. 8 din HG 295/2025 (dosarul personal și documentele eliberate salariatului) a fost anulat de Curtea de Apel București, iar Curtea de Apel Constanța a anulat întreaga hotărâre (hotărârea nr. 83/2026 din 2 aprilie 2026). Ambele soluții sunt nedefinitive, iar în dosarul de la Constanța cererea de suspendare a aplicabilității a fost respinsă. Portalul REGES continuă să listeze hotărârea printre actele aplicabile. Cronologia, în articolul despre anularea în instanță a HG 295/2025.

Ce înseamnă asta pentru extras: obligația de a elibera un document care atestă activitatea rezultă și direct din art. 34 alin. (5) din Codul muncii, care nu e atacat. Termenul de 15 zile lucrătoare, în schimb, vine din art. 8. Varianta prudentă e să păstrezi cele 15 zile lucrătoare ca standard intern, indiferent de soarta procesului.

Ce riști dacă nu respecți obligațiile

HG 295/2025 sancționează, prin art. 9 și pe baza constatării inspectorilor de muncă:

Fapta	Amenda
Încălcarea obligațiilor din art. 8 alin. (4)-(8): copii din dosar, adeverință, extras la încetare	3.000–5.000 lei
Completarea registrului cu date eronate sau incomplete	3.000–6.000 lei

Sumele sunt cele din forma în vigoare a hotărârii; o anulare definitivă a art. 8 sau a întregii hotărâri ar schimba cadrul sancționator, așa că verifică forma actuală înainte să te bazezi pe cifre.

Ce conține extrasul și ce nu conține

Ghidul oficial al aplicației Angajator descrie astfel raportul „Extras salariat”:

• datele de identificare ale salariatului;
• informațiile despre contractul individual de muncă: număr, dată, durată, normă, cod COR, salariu;
• vechimea în specialitate, conform COR;
• suspendările și detașările, dacă există;
• jurnalul înregistrărilor din sistem, în ordinea producerii efectelor;
• datele de identificare ale angajatorului.

Extrasul individual generat de salariat pornește din același registru și poate ascunde câmpurile de salariu, la alegerea lui.

Limitele contează la fel de mult ca lista de mai sus:

1. Reflectă doar ce a declarat angajatorul. Ghidul oficial al aplicației Angajator spune explicit că raportul cuprinde exclusiv informațiile transmise de angajator. Ce nu s-a transmis, s-a transmis târziu sau greșit apare exact așa.
2. Nu acoperă orice perioadă. REGES-Online arată datele transmise prin platformele Inspecției Muncii: 2006–2011 și 2011–prezent, dacă au fost transmise atunci. Perioadele mai vechi sau netransmise pot exista doar pe hârtie, de exemplu în carnetul de muncă; pentru ele, întrebările frecvente ale portalului trimit salariatul la angajator sau la ITM, pentru reconstituirea istoricului.
3. Arată elementele din contract, nu veniturile încasate. Registrul conține salariul de bază lunar brut, indemnizațiile, sporurile și adaosurile „astfel cum sunt prevăzute în contractul individual de muncă sau, după caz, în contractul colectiv de muncă” (art. 4 alin. 2 lit. j din HG 295/2025). Nu arată cât a primit efectiv salariatul, lună de lună — pentru asta e nevoie de o adeverință de venit, întocmită din datele de salarizare.

Extras sau adeverință?

	Extras din REGES-Online	Adeverință
Cine îl emite	Platforma Inspecției Muncii, din datele transmise de angajator	Angajatorul
Pe ce se bazează	Numai pe registru	Pe registru și pe dosarul personal (art. 8 alin. 7)
Cine îl poate obține	Salariatul, singur, sau angajatorul	Salariatul sau fostul salariat, de la angajator (la cerere scrisă sau la încetare)
La ce servește	Dovada istoricului contractelor și, când e asumat de angajator, a vechimii	Ce cere destinatarul: calitate de salariat, vechime, venituri într-o perioadă etc.

Legea recunoaște extrasul ca dovadă a vechimii, dar o instituție anume poate cere, pe lângă el, o adeverință în formatul ei. Întreab-o înainte ce document acceptă.

Când e valabil extrasul: electronic sau tipărit

Sursele oficiale sunt clare în privința valabilității:

• extrasul generat cu opțiunea „Semnează electronic” poartă sigiliul electronic al Inspecției Muncii, valabil doar în format electronic;
• tipărit, extrasul e valabil doar dacă e însoțit de semnătura olografă a angajatorului sau a reprezentantului ITM (precizare din ghidul oficial al aplicației pentru angajatori);
• pentru dovada vechimii, HG 1164/2022 cere ca extrasul să fie asumat de angajator prin semnătură olografă sau prin semnătură electronică calificată.

Pe scurt: dacă un fost salariat îți cere să semnezi extrasul, nu e un moft. Fără semnătura ta, exemplarul tipărit nu poate dovedi vechimea în condițiile HG 1164/2022.

Date greșite în extras: cine le corectează și cum

De obicei, salariatul e primul care vede greșeala, dar nu o poate repara singur. Pe lângă fiecare angajator activ, aplicația are butonul „Notifică”, prin care trimite o solicitare de corectare. Butonul funcționează doar pentru angajatorii activi în platformă. Inspecția Muncii administrează baza de date, dar nu poate interveni asupra datelor completate exclusiv de angajatori (art. 6 din HG 295/2025) — corecția o face angajatorul.

Ca angajator, ai câteva repere:

• Corectezi la data la care afli de eroare — art. 5 alin. (8) din HG 295/2025. O notificare de la salariat poate fi momentul în care se consideră că ai luat cunoștință de eroare, așa că verifică imediat datele cu documentele din dosar. Dacă eroarea se confirmă, corecția se face fără întârziere.
• Folosești funcțiile de corecție din aplicație: corecția unei înregistrări din istoric, adăugarea unei modificări sau a unei suspendări cu efect retroactiv. Întrebările frecvente ale portalului precizează că datele introduse trebuie să corespundă exact documentelor justificative (decizii, acte adiționale). Dacă eroarea vine dintr-o modificare de salariu care n-a fost formalizată, întâi închei actul adițional, apoi aliniezi registrul.
• Răspunzi tu, chiar dacă transmiterea o face contabilul. Răspunderea pentru completarea, transmiterea și corectitudinea datelor revine exclusiv angajatorului (art. 3 alin. 11 și 12), inclusiv atunci când ai contractat un prestator.

Un fost salariat al cărui angajator nu mai e activ în platformă nu are butonul „Notifică”. Ghidul aplicației nu descrie o cale automată pentru astfel de situații; pașii depind de caz (ITM, instanță), așa că merită un sfat de specialitate.

Ce s-a schimbat față de Revisal

• Înainte, salariatul își obținea istoricul de la angajator sau, pe cerere scrisă, de la ITM. HG 1164/2022 a prevăzut, până la punerea în funcțiune a sistemului online, obligația ITM de a elibera extrasul în cel mult 15 zile, contra unui tarif.
• Acum, salariatul îl generează singur, din contul lui. ITM intervine doar dacă omul nu are nicio posibilitate tehnică de acces. Dreptul de acces online vine din Legea nr. 144/2022, care a completat art. 34 din Codul muncii.
• Tranziția de la Revisal a fost prelungită prin OUG nr. 46/2025 până la 31 decembrie 2025. De atunci, evidența se ține exclusiv în REGES-Online. Ce trebuie să transmiți și în ce termene, pe scurt, găsești în ghidul general despre REGES.
• Pentru angajator, registrul nu mai e un dosar pe care îl vede doar inspectorul. E o sursă pe care o vede și salariatul, oricând, cu CNP-ul lui.

Checklist pentru angajator

1. Verifică în REGES că fiecare contract nou apare înainte de prima zi de lucru — termenul e ziua anterioară începerii activității.
2. La încetare, transmite încetarea la termen, generează extrasul „Salariat”, semnează-l și predă-l cu adeverința și celelalte acte.
3. Stabilește intern termenul de răspuns (maximum 15 zile lucrătoare) și cine răspunde de cereri; notează data cererii și data eliberării.
4. Generează, cel puțin o dată pe an, extrasul câtorva salariați și compară-l cu contractele și actele adiționale din dosarul personal.
5. Când primești o notificare de la un salariat, verifică imediat datele cu documentele, corectează dacă e cazul și răspunde-i.
6. Eliberează documentul salariatului, fostului salariat sau unui împuternicit cu procură specială, nu altor terți: sunt date personale, iar regulile GDPR în HR se aplică și aici.

Cum ajută Workly

Extrasul oficial rămâne un document al platformei REGES-Online. Ce controlezi tu, ca angajator, e calitatea datelor din registru, iar de acolo pornește orice greșeală care apare mai târziu în extras.

Integrarea Workly cu REGES e în pregătire. Până atunci, înregistrarea salariatului și a contractului se face în portalul REGES-Online, iar datele pe care le introduci acolo pleacă din dosarul angajatului din Workly, deci ai o singură sursă de adevăr când compari extrasul cu ce ai declarat.

Pentru adeverințe, modulul Documente le lasă angajaților să ceară singuri adeverința de salariat sau de vechime, direct din aplicație. Documentul se generează din șablon, iar HR-ul doar aprobă sau lasă generarea automată pentru tipurile uzuale.

Întrebări frecvente

Poate salariatul să obțină extrasul fără acordul angajatorului?

Da. Art. 34 alin. (5¹) din Codul muncii dă salariaților și foștilor salariați acces online la datele care îi privesc și dreptul de a genera un extras. Contul e legat de CNP-ul lui, nu de firmă.

Poate refuza angajatorul să elibereze adeverința sau extrasul?

Nu fără risc. Obligația de a elibera documentul rezultă din art. 34 alin. (5) din Codul muncii, iar HG 295/2025 sancționează încălcarea obligațiilor din art. 8 alin. (4)-(8) cu amendă de la 3.000 la 5.000 lei, constatată de inspectorii de muncă (sub rezerva litigiului despre art. 8, explicat mai sus). Practic, salariatul poate oricum să-și genereze singur extrasul; ce depinde de tine e adeverința și semnătura de pe extrasul tipărit.

Extrasul înlocuiește adeverința de vechime?

Nu în orice situație. Legea recunoaște extrasul ca dovadă a vechimii, cu condiția să fie asumat de angajator prin semnătură. Dar extrasul arată contractele din registru, nu veniturile încasate, iar unele instituții cer adeverința în formatul lor. Întreabă destinatarul ce acceptă.

Ce fac dacă firma la care am lucrat nu mai există?

Dacă firma a transmis datele în registru, extrasul se poate genera oricum din contul salariatului, pentru perioadele transmise. Dacă firma e în insolvență sau lichidare, administratorul sau lichidatorul trebuie să elibereze documentul care atestă activitatea în cel mult 60 de zile calendaristice. Pentru perioadele care nu se regăsesc în registru, întrebările frecvente ale portalului trimit la angajator sau la ITM, pentru reconstituirea istoricului.

Un fost salariat mai poate cere extras după ani de zile?

Da. Atât art. 34 alin. (5), cât și alin. (5¹) vorbesc despre salariat sau fost salariat. Extrasul se generează pentru perioadele transmise în registru; ce e mai vechi de 2006 sau nu a fost niciodată transmis nu se vede în platformă.

Pot ascunde salariul din extras?

Da, când îți generezi singur extrasul individual: aplicația are opțiunea „Nu afișa salariul”, care scoate câmpurile de salariu din document.

---

Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Procedurile din REGES-Online se pot modifica, iar HG 295/2025 este contestată în instanță, cu soluții nedefinitive — verifică întotdeauna situația în vigoare la sursă (Inspecția Muncii, Monitorul Oficial, portalul instanțelor) sau consultă un specialist.