Ghid acte HR electronice la control ITM: cadrul OUG 36/2021, tipurile de semnătură electronică acceptate, dreptul ITM de a cere documente digital și regulile de arhivare.
Tot mai multe firme vor să renunțe la dosarul de personal pe hârtie. Întrebarea legitimă: la un control ITM, actele HR semnate electronic sunt valabile? Răspunsul este da, în condițiile legii — dar contează tipul de semnătură și modul de arhivare. Iată ce poți păstra 100% digital.
OUG 36/2021 a clarificat că documentele din raportul de muncă pot fi încheiate în formă electronică: contractul individual de muncă, actele adiționale, documentele pe parcursul executării și cele de la încetare. Cu alte cuvinte, întregul ciclu de viață al relației de muncă poate fi gestionat digital.
Nu orice „semnătură pe ecran“ are aceeași valoare:
Alegerea tipului de semnătură determină dacă documentul rezistă la o contestație privind autenticitatea.
Un principiu de reținut: angajatorul nu poate obliga salariatul să folosească semnătura electronică. Dacă angajatul preferă forma pe hârtie, dreptul lui trebuie respectat. Digitalizarea este o opțiune oferită, nu o condiție impusă.
Legislația (inclusiv Legea 208/2021 și actele conexe) permite ITM să solicite documente în format electronic, chiar înainte de deplasarea la sediu. Practic, un control poate începe cu o cerere de transmitere a actelor digital. O firmă care are dosarul digital ordonat răspunde rapid; una care trebuie să scaneze arhiva pe hârtie pierde timp și credibilitate.
Păstrarea digitală trebuie să respecte regulile de arhivare (Legea 16/1996 privind arhivele naționale și cadrul privind arhivarea electronică). Documentele arhivate electronic trebuie să rămână integre, accesibile și lizibile pe toată durata de păstrare cerută. Nu e suficient „un folder cu PDF-uri“ — contează integritatea și trasabilitatea.
La un control ITM se verifică, de regulă: contractele individuale de muncă și actele adiționale, evidența timpului de lucru (pontaje), documentele de concediu, fișele de instruire SSM, ROI și corelarea cu REGES-Online. Toate acestea pot exista digital, dacă sunt semnate și arhivate corespunzător.
Cel mai frecvent risc nu este că documentul „lipsește“, ci că formatul lui poate fi contestat: semnătură nepotrivită, lipsa mărcii temporale, arhivare care nu garantează integritatea. De aceea, digitalizarea trebuie făcută cu instrumentele corecte, nu improvizat.
Actele generate și stocate în Workly — contracte, acte adiționale, pontaje, dosare — sunt gândite pentru a fi conforme la un control ITM: semnate electronic corespunzător, cu arhivare electronică și export rapid la cerere. Corelarea cu REGES este menținută, iar PII-ul este criptat conform GDPR. Astfel, firma poate păstra dosarul 100% digital cu încredere, răspunzând unei cereri ITM în minute, nu în zile.
Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Regimul semnăturii electronice și al arhivării se poate modifica prin acte normative — verifică întotdeauna cadrul în vigoare la sursa oficială (Inspecția Muncii, ADR, Monitorul Oficial) sau consultă un specialist înainte de a digitaliza integral dosarul de personal.
Ghid hărțuire morală și sexuală la locul de muncă: definițiile legale, obligația de prevenire, procedura internă de sesizare, sancțiunile aplicabile și rolul regulamentului intern.
Ghid monitorizare angajați: condițiile din Codul muncii și GDPR, testul de proporționalitate, informarea prealabilă, camerele video, emailul de serviciu și geolocalizarea.
Ghid nota de lichidare: de ce nu e cerută de Codul muncii dar rămâne necesară în practică, obligativitatea pentru gestionari (Legea 22/1969), ce trebuie să conțină și model.
Îți arătăm cum funcționează pontajul, salarizarea și restul modulelor pentru firma ta, într-o demonstrație scurtă.
Cere o demonstrație