Cazierul judiciar la angajare în 2026: când poți să-l ceri, cum se obține online și cum îl păstrezi

„Cere-i și cazierul, să fim siguri.” E un reflex răspândit în firmele mici, dar cazierul nu e un act de angajare ca oricare altul. Arată date despre condamnări penale, iar legea le tratează separat: le poți cere doar acolo unde o normă te îndreptățește sau te obligă. Iar pentru anumite domenii, din 28 martie 2026, a nu cere documentul prevăzut de lege poate fi chiar infracțiune. Vestea bună: un candidat cu cetățenie română obține azi certificatul online și gratuit, fără drum la ghișeu.

Mai jos găsești când ai temei legal să ceri cazierul sau certificatul de integritate comportamentală, cum le obține candidatul, ce arată fiecare și cum le păstrezi fără să încalci GDPR.

Regula de bază: cazierul nu se cere „din obișnuință”

Codul muncii nu enumeră cazierul printre actele de angajare. Ce spune, la art. 29 alin. (3), e că informațiile pe care le ceri candidatului la verificarea prealabilă pot servi doar pentru a aprecia dacă poate ocupa postul și ce aptitudini profesionale are. Peste regula asta se așază GDPR: potrivit art. 10, datele despre condamnări penale se prelucrează doar sub controlul unei autorități oficiale sau când o lege permite prelucrarea și prevede garanții adecvate pentru drepturile persoanei.

În practică, asta înseamnă patru lucruri:

• Ai nevoie de o normă care permite sau impune verificarea pentru postul respectiv. „Pentru orice eventualitate”, „așa am făcut mereu” sau „cere și concurența” nu sunt temeiuri.
• Acordul candidatului nu repară lipsa temeiului. În relația dintre angajator și candidat, consimțământul e greu de considerat liber exprimat (am explicat în articolul despre GDPR în HR).
• De regulă, firma nu are un circuit propriu către cazier. Legea cazierului (Legea nr. 290/2004) spune că fiecare își obține propriul certificat (art. 27 alin. 1). Copiile și extrasele pentru instituții au regimul lor (art. 20), iar textul legii nu conține nicio dispoziție dedicată angajatorilor privați. Documentul îl aduce, deci, candidatul. Excepțiile sunt înguste și le găsești mai jos: copia de pe Registrul din Legea 118/2019 și regimul gestionarilor din Legea 22/1969.
• Riscul e al angajatorului. O cerere fără temei poate încălca principiile de legalitate și de minimizare a datelor din GDPR (art. 5 și 6). Pentru asemenea încălcări, art. 83 alin. (5) prevede plafoane de până la 20 de milioane de euro sau, pentru o întreprindere, de până la 4% din cifra de afaceri mondială anuală din exercițiul financiar anterior, oricare valoare e mai mare — maxime teoretice; sancțiunea concretă depinde de gravitatea faptei.

Când ai temei legal: situațiile frecvente

Lista nu e închisă. Primele două rânduri sunt cazurile în care o firmă privată întâlnește cel mai des o normă expresă; al treilea are un domeniu de aplicare restrâns, explicat imediat sub tabel:

Situația	Ce ceri	Unde e scris
Entități din învățământ, sănătate, protecție socială, educație fizică și sport sau cu contact direct cu copii, persoane în vârstă, persoane cu dizabilități ori alte persoane vulnerabile	Certificatul de integritate comportamentală	Legea nr. 118/2019, art. 18
Personal cu atribuții de pază sau gardă de corp (agenți de pază, portari, controlori de acces, însoțitori de valori)	Certificatul de cazier judiciar, alături de atestatul profesional; condiția: fără antecedente penale pentru infracțiuni săvârșite cu intenție	Legea nr. 333/2003, art. 35–37
Gestionari ai autorităților și instituțiilor publice sau ai persoanelor juridice care administrează ori exploatează bunuri proprietate publică — angajați a căror sarcină principală e primirea, păstrarea și eliberarea de bunuri	Verificarea antecedentelor penale; nu poate fi gestionar cel condamnat pentru anumite infracțiuni (infracțiuni intenționate contra patrimoniului, de corupție și de serviciu, de fals, de evaziune fiscală, de spălare a banilor, cele din Legea 31/1990)	Legea nr. 22/1969, art. 1, 4 și 5 (cu trimitere la art. 176 din Codul penal)

Atenție la ultimul rând. Din 1 februarie 2014, art. 1 din Legea 22/1969 definește gestionarul ca angajat al unei persoane juridice prevăzute la art. 176 din Codul penal, adică al unei autorități sau instituții publice ori al unei persoane juridice care administrează sau exploatează bunuri proprietate publică. Pentru o firmă privată obișnuită (un magazin, un depozit), aplicarea legii e discutabilă; cere avizul unui jurist înainte să ceri cazierul unui gestionar. Tot acolo, art. 5 prevede că unitatea cere direct poliției informații despre antecedentele penale ale viitorului gestionar: e o excepție de la regula de mai sus, valabilă doar în domeniul acestei legi.

Pentru posturile obișnuite dintr-un IMM — vânzător, curier, contabil, operator, ospătar —, în textele verificate nu există o regulă generală care să te autorizeze să ceri cazierul. Alte acte speciale (de exemplu cele pentru funcții publice sau profesii reglementate) pot cere aceeași condiție, așa că primul pas e mereu să identifici actul care reglementează postul.

Dacă ți se pare că un post ar justifica verificarea fără o normă expresă (acces la sume mari de bani, de pildă), tratează cazul ca pe unul de risc. Ai nevoie de un temei clar, de o evaluare scrisă a necesității și, ideal, de avizul unui jurist sau al responsabilului cu protecția datelor — nu de obiceiul firmei.

Certificatul de integritate comportamentală: ce s-a schimbat în 2026

Certificatul de integritate comportamentală nu e cazierul. E documentul din Legea nr. 118/2019 care arată dacă o persoană e înscrisă în Registrul național automatizat al celor care au comis infracțiuni sexuale, de exploatare a unor persoane sau asupra minorilor — și, dacă e înscrisă, ce date figurează.

Obligația de a cere certificatul există din 2019, de când a fost adoptată Legea 118/2019. Legea nr. 38/2026 (Monitorul Oficial nr. 232 din 25 martie 2026, în vigoare din 28 martie 2026) a adăugat interdicția expresă pentru persoanele înscrise în Registru și răspunderea penală. Ea a modificat, între altele, art. 18 și a completat art. 21. Prin rectificarea publicată în Monitorul Oficial nr. 270 din 3 aprilie 2026, textul art. 18 a primit forma finală, care include și domeniul educației fizice și sportului și formularea „entități publice sau private” pentru sectoarele enumerate. Textul actual prevede:

• Interdicție (nouă din 2026). Persoanelor înscrise în Registru le este interzis să încheie raporturi de muncă, contracte de voluntariat sau alte raporturi similare cu entitățile publice sau private din învățământ, sănătate, protecție socială, educație fizică și sport ori cu orice entitate a cărei activitate presupune contact direct cu copii, persoane în vârstă, persoane cu dizabilități sau alte persoane vulnerabile, ori examinarea fizică sau evaluarea psihologică a unei persoane.
• Obligația de a cere certificatul (din 2019). Aceste entități trebuie să solicite certificatul de integritate comportamentală tuturor celor cu care încheie astfel de raporturi, voluntarii incluși.
• Străinii (din 2019). Unui cetățean străin sau unei persoane fără cetățenie i se cere cazierul sau alt document oficial emis de statul al cărui resortisant este, care să arate dacă a comis infracțiunile din lege.
• Copie de pe Registru (din 2019). Cu acordul persoanei verificate, entitatea poate solicita direct o copie de pe Registru, în aceleași condiții în care, potrivit Legii 290/2004, se obține extrasul de pe cazierul judiciar (art. 18 alin. 3).
• Răspundere penală (nouă din 2026). Nerespectarea art. 18 de către persoanele responsabile din entitate este infracțiune, pedepsită cu închisoare de la 6 luni la 3 ani sau cu amendă (art. 21 alin. 2).

Exemple de firme care pot intra sub incidența legii: o grădiniță sau un after-school privat, un cabinet medical, un centru de îngrijire a persoanelor în vârstă, un club sportiv pentru copii. Textul vorbește despre entități, nu despre posturi: dacă firma ta activează într-un astfel de domeniu, cere un aviz juridic dacă obligația privește toate posturile (inclusiv cele administrative) sau doar pe cele cu contact direct.

Cazier sau certificat de integritate: cum se deosebesc

	Certificatul de cazier judiciar	Certificatul de integritate comportamentală
Ce arată	Sancțiunile penale din hotărârile judecătorești definitive care produc efecte juridice (Legea 290/2004, art. 17)	Datele din Registrul național al celor care au comis infracțiuni sexuale, de exploatare sau asupra minorilor, ori lipsa înscrierii (Legea 118/2019, art. 16)
Când ți-l cere legea	Pază și gardă de corp; alte acte speciale (inclusiv Legea 22/1969, doar în domeniul ei restrâns)	Domeniile din Legea 118/2019
Valabilitate	6 luni de la eliberare	6 luni de la eliberare
Online, gratuit	Cetățenii români, cu cont validat în hub-ul MAI	Din 1 iulie 2026, cetățenii români care nu sunt înscriși în Registru; ceilalți, la ghișeul poliției

Fiecare lege își numește documentul: în domeniile din Legea 118/2019 se cere certificatul de integritate, la pază se cere cazierul. În principiu, unul nu ține locul celuilalt; excepția e cetățeanul străin, pentru care art. 18 alin. 2 din Legea 118/2019 acceptă cazierul sau un document echivalent din statul de origine.

Cum obține candidatul certificatul online

Certificatul de cazier se eliberează electronic prin hub-ul de servicii al Ministerului Afacerilor Interne (hub.mai.gov.ro). Pașii, așa cum îi descrie MAI:

1. Cont validat în hub. Se poate crea direct în platformă, dintr-un cont existent pe ghiseul.ro, cu cartea electronică de identitate (în funcție de disponibilitatea tehnică) sau prin aplicația ROeID.
2. Serviciul potrivit. În hub: „Servicii” → „Acte, avize” → „Obținerea certificatului de cazier judiciar pentru persoană fizică”.
3. Cererea. La „Solicită certificatul de cazier judiciar” apare o cerere precompletată cu datele de stare civilă.
4. Motivul și trimiterea. Candidatul alege motivul cererii, bifează consimțământul și apasă „Trimite cererea”.
5. Certificatul. Sistemul îl generează automat, semnat electronic. Îl găsește la „Vezi document” și îl descarcă.

Ce e bine să știi:

• Cost: gratuit (art. 28 alin. 3¹ din Legea 290/2004).
• Valabilitate: 6 luni de la data eliberării, nu de la data la care ți-l dă candidatul.
• Valoare: certificatul electronic e semnat cu semnătură sau sigiliu electronic calificat și beneficiază de prezumția integrității și a corectității originii datelor, potrivit Regulamentului (UE) nr. 910/2014.
• Cine poate: varianta electronică e rezervată cetățenilor români. Ceilalți depun cererea la ghișeul poliției. Pentru cetățenii români, certificatul fizic se eliberează, de regulă, pe loc sau în cel mult 3 zile lucrătoare; pentru cetățenii străini, MAI indică un termen de aproximativ 30 de zile, iar la certificatul unui cetățean al altui stat membru se atașează extrasul din cazierul statului de cetățenie.
• Certificatul de integritate comportamentală se obține electronic prin același hub din 1 iulie 2026, deocamdată doar de cetățenii români care nu sunt înscriși în Registru. În celelalte situații, cererea se depune la un ghișeu al poliției.

Ce arată certificatul și ce nu

Certificatul de cazier cuprinde sancțiunile penale din hotărâri definitive care produc efecte juridice (art. 17). Nu cuprinde faptele săvârșite în minorat și nici datele despre persoanele față de care s-a pus în mișcare acțiunea penală sau s-a luat o măsură preventivă (art. 18 alin. 1). Un certificat „curat” nu garantează, deci, că nu există un dosar penal în curs — iar Legea 22/1969, în domeniul ei restrâns descris mai sus, exclude de la funcția de gestionar și persoanele împotriva cărora s-a pus în mișcare acțiunea penală pentru infracțiunile enumerate de ea (art. 4 alin. 2).

Cum verifici documentul primit

• Data eliberării: trebuie să se încadreze în cele 6 luni de valabilitate.
• Semnătura electronică: deschide fișierul într-un cititor de PDF care arată semnăturile.
• Autenticitatea, în hub: dacă certificatul (de cazier sau de integritate) a fost emis prin hub-ul MAI, îl poți verifica în secțiunea publică „Verificare documente” a hub.mai.gov.ro, accesibilă fără cont, cu numărul documentului, CNP-ul și data nașterii înscrise pe el. Există și o verificare prin încărcarea PDF-ului semnat electronic. Merge doar pentru documentele emise exclusiv prin hub; un certificat eliberat la ghișeu nu poate fi verificat aici.
• Canalul de primire: cere-l pe o cale controlată (e-mail către persoana desemnată sau încărcare în dosarul digital), nu pe grupuri de mesagerie.

Ce păstrezi, cât timp și cine are acces

Regula generală din GDPR rămâne aceeași: păstrezi datele doar cât e necesar pentru scopul pentru care le-ai cerut (art. 5 alin. 1 lit. c și e). Pentru cazier, asta se traduce în recomandări de bună practică, nu în obligații exprese din lege:

Situația	Ce păstrezi
Candidat nerecrutat	Nimic după încheierea procesului: certificatul primit se șterge, ca orice alte date de recrutare fără temei de păstrare
Angajat pe un post cu obligație legală (Legea 118/2019, pază)	Copia certificatului sau, minim, o notă de verificare (data eliberării, data verificării, cine a verificat, rezultatul), în dosarul de personal, cu acces restrâns. Te ajută să dovedești că ți-ai îndeplinit obligația
Verificare făcută pe un temei confirmat de un jurist, în afara cazurilor de mai sus	Doar nota de verificare, fără copie

La fel ca la fișa de aptitudine, unde HR-ul ține concluzia, nu diagnosticul, pornește de la întrebarea „ce trebuie să pot dovedi?”, nu de la „ce pot păstra?”. Mai contează patru lucruri:

• Retenția o stabilești în politica firmei. Nu presupune că foaia se păstrează cât dosarul de personal doar fiindcă a ajuns în el (termenele dosarului sunt în articolul despre cât timp păstrezi documentele de personal). Decide, cu responsabilul GDPR sau cu juristul, dacă ții certificatul întreg sau doar nota și pentru cât timp, apoi motivează alegerea în scris.
• Acces restrâns. Una-două persoane desemnate, nu șeful direct și nu echipa. Vezi și cum arată un dosar de personal organizat legal.
• Informare. Anunțul de angajare și nota de informare pentru candidați spun ce document ceri, pe ce temei și cât îl păstrezi (GDPR, art. 13). Cerința se trece și în fișa postului.
• Securitate. Certificatul conține date personale: nu-l lăsa într-un folder partajat sau într-un lanț de e-mailuri.

Checklist înainte să ceri documentul

• Ai identificat actul care reglementează postul și ai notat articolul care cere sau permite verificarea.
• Ceri documentul pe care îl numește legea: certificat de integritate în domeniile din Legea 118/2019, cazier la pază.
• Candidatul știe, din anunț, ce ceri și de ce.
• Verifici data eliberării și semnătura electronică.
• Primești documentul pe o cale controlată și îl vede doar persoana desemnată.
• Ai decis în scris ce păstrezi (copie sau notă) și pentru cât timp.

Restul actelor de angajare, cele care se cer tuturor, sunt în ghidul despre documentele necesare la angajare.

Întrebări frecvente

Pot cere cazierul oricărui candidat?

Nu. Nu există o regulă generală care să te autorizeze. Cauți norma pentru postul respectiv (vezi tabelul de mai sus); fără ea, riști încălcarea GDPR.

Pot cere cazierul unui angajat actual?

Se aplică aceeași regulă: fără o normă, nu. Excepția evidentă e trecerea într-un post cu condiție legală, de exemplu într-o funcție cu atribuții de pază sau de gardă de corp, pentru care Legea 333/2003 (art. 35–37) cere certificatul de cazier alături de atestatul profesional. Pentru trecerea într-o funcție de gestionar, Legea 22/1969 (art. 5) vorbește și despre persoanele „trecute” în astfel de funcții, dar are domeniul restrâns descris mai sus, așa că nu o folosi ca temei fără avizul unui jurist.

Cât e valabil certificatul de cazier?

6 luni de la data eliberării (art. 27 alin. 2 din Legea 290/2004). Același termen are și certificatul de integritate comportamentală (art. 16 alin. 3 din Legea 118/2019).

Se poate obține gratuit, online?

Da, pentru cetățenii români cu cont validat în hub-ul MAI (art. 28 alin. 3¹ din Legea 290/2004). Certificatul de integritate comportamentală e disponibil online din 1 iulie 2026, dar doar pentru cei care nu sunt înscriși în Registru.

Ce fac cu un candidat străin?

Varianta electronică nu i se aplică: cererea se depune la ghișeu, cu un termen mai lung. În domeniile din Legea 118/2019, art. 18 alin. 2 cere cazierul sau un alt document oficial emis de statul al cărui resortisant este. Pentru angajările din afara UE, vezi ghidul despre angajarea lucrătorilor străini.

Pot cere o declarație pe propria răspundere în loc de certificat?

Nu ține locul certificatului acolo unde legea îl cere: Legea 118/2019 vorbește despre prezentarea certificatului, iar Legea 333/2003 despre angajarea pe baza certificatului de cazier. În rest, și declarația e tot o prelucrare de date despre condamnări, deci ai nevoie de același temei legal.

Ce fac dacă certificatul are mențiuni?

Depinde de temei. Dacă legea impune condiția, nu poți încheia raportul: la Legea 118/2019, interdicția privește orice raport de muncă sau de voluntariat cu entitatea, nu doar un anumit post; la Legea 333/2003 (infracțiuni săvârșite cu intenție) și la Legea 22/1969 (gestionarii din domeniul ei restrâns), postul respectiv. Dacă ai cerut certificatul pe un alt temei legal, care nu stabilește o condiție de excludere, judeci doar relevanța faptei pentru post (art. 29 alin. 3 din Codul muncii), documentat, fără să comunici informația altor persoane. Pentru cazurile de graniță, cere avizul unui jurist.

Cât păstrez copia certificatului?

Nu există o formulă unică. Regula GDPR e „cât e necesar pentru scop”; pentru posturile cu obligație legală, scopul include dovada că ai verificat. Vezi secțiunea de mai sus și stabilește termenul în politica de retenție, cu motivare scrisă.

Cum te ajută Workly

Cazierul nu se rezolvă cu un software: ce ceri și pe ce temei hotărăști tu, împreună cu un jurist. După ce ai decis, păstrarea o poate ține în ordine o aplicație. În Workly, fiecare angajat are un dosar digital, cu documentele organizate pe angajat și accesibile în funcție de rol, deci certificatul nu ajunge la cine nu are nevoie de el. Datele sensibile de identificare (CNP, act de identitate, IBAN) sunt criptate, iar pentru documente stabilești perioade de retenție; ștergerea automată la finalul lor e opțională și o activează administratorul, conform politicii firmei.

---

Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Regulile privind cazierul, certificatul de integritate comportamentală și protecția datelor se pot modifica prin acte normative ulterioare — verifică întotdeauna forma în vigoare (Legea 290/2004, Legea 118/2019, GDPR, actul care reglementează postul) sau consultă un specialist.