Condică de prezență zilnică — model Word gratuit

Ce este condica de prezență zilnică

Condica de prezență zilnică este evidența pe care un angajat o completează în fiecare zi lucrătoare: ora la care a început lucrul, ora la care a terminat, pauza de masă și, dacă e cazul, deplasările din timpul programului. Modelul de mai sus e organizat pe angajat și pe lună — o foaie pentru fiecare om, cu câte un rând pentru fiecare zi — astfel încât la final de lună ai deja totalul orelor, gata de trecut în pontaj și în statul de plată.

Ce spune legea

Articolul 119 din Codul muncii obligă angajatorul să țină, la locul de muncă, evidența orelor lucrate zilnic de fiecare salariat, cu ora de începere și ora de sfârșit a programului, și să o prezinte inspectorilor de muncă ori de câte ori li se cere. Legea nu impune o formă anume: condica pe hârtie, un tabel sau un sistem electronic sunt la fel de valabile, cât timp evidența e completată zilnic, arată orele reale și poate fi verificată.

Cum completezi modelul, pas cu pas

1. Antetul. Scrie o singură dată, la început de lună: denumirea companiei, luna și anul, numele angajatului și departamentul. Pe pagina a doua se repetă numele angajatului și luna, ca foaia să nu se piardă dacă paginile se despart.
2. Data. Pe fiecare rând trece data zilei. Rândurile sunt numerotate de la 1 la 31; zilele libere rămân goale sau le marchezi (de exemplu „LIBER“, „CO“, „CM“).
3. Ora de intrare și ora de ieșire. Notează ora reală, în momentul în care începi și termini lucrul — nu programul teoretic și nu la final de săptămână.
4. Pauza de masă. Trece intervalul (de exemplu 12:00–12:30) sau durata, dacă pauza nu intră în timpul de lucru.
5. Deplasări. Dacă ai lucrat în afara sediului (delegare, teren, curs), trece unde și intervalul orar.
6. Norma. Numărul de ore lucrate efectiv în acea zi (de exemplu 8 pentru normă întreagă, 4 pentru jumătate de normă).
7. Semnătura. Angajatul semnează zilnic, pe rândul zilei respective.
8. Totalul lunar. La final de lună adună orele din coloana „Norma“ în rândul de total, apoi semnează angajatul și cel care verifică evidența.

Ce trebuie să conțină o condică validă

• numele angajatului și perioada (luna și anul) la care se referă;
• data fiecărei zile lucrate;
• ora de începere și ora de sfârșit a programului — cerute explicit de art. 119;
• pauzele, dacă se scad din timpul de lucru;
• absențele și tipul lor (concediu de odihnă, concediu medical, învoire);
• semnătura angajatului și validarea celui care ține evidența.

Întrebări frecvente

Este obligatorie condica de prezență?

Evidența orelor lucrate zilnic este obligatorie pentru orice angajator, indiferent de numărul de salariați. „Condica“ este doar una dintre formele posibile — poți folosi acest model pe hârtie, un tabel sau o aplicație de pontaj, cât timp arată zilnic ora de început și ora de sfârșit a programului.

O condică pe hârtie mai e valabilă la un control ITM?

Da. Hârtia și evidența electronică au aceeași valoare, dacă sunt completate zilnic, reflectă orele reale și pot fi prezentate imediat. Riscul hârtiei e altul: se poate completa retroactiv sau pierde, iar la un control inspectorii verifică tocmai concordanța dintre condică, pontaj și statul de plată.

Care e diferența față de foaia colectivă de prezență?

Condica este sursa zilnică a datelor — ce s-a întâmplat în fiecare zi, pentru fiecare om. Foaia colectivă de prezență este centralizatorul lunar al tuturor angajaților, folosit la calculul salariilor. Din condici se completează foaia colectivă, nu invers.

Pot completa modelul direct în Word?

Da. Câmpurile din antet și toate celulele tabelului se completează direct în Word, iar documentul rămâne pe două pagini A4. Dacă preferi hârtia, îl tipărești o dată pe lună pentru fiecare angajat.

Mai simplu: pontaj electronic, fără hârtie

Condica pe hârtie funcționează, dar cere disciplină zilnică și o centralizare manuală la final de lună. Cu pontajul Workly, ora de intrare și de ieșire se înregistrează automat — la Kiosk cu cod QR sau card NFC, din telefon ori din browser — iar zilele lucrate ajung în salarizare, cu export către SAGA. Evidența cerută de art. 119 e gata oricând pentru un control, per angajat sau per punct de lucru.

---

Model orientativ, oferit gratuit. Nu constituie consultanță juridică — pentru situații particulare, verifică forma în vigoare a Codului muncii sau consultă un specialist.