Ghid dosar de personal salariat: documentele obligatorii (HG 500/2011), contractul și anexele, regulile de păstrare fizic/digital, GDPR pe retenție și legătura cu REGES.
Pentru fiecare angajat, firma trebuie să țină un dosar de personal complet, pe care ITM îl poate cere oricând. Ce documente sunt obligatorii, cum le păstrezi legal (fizic sau digital) și ce impune GDPR pe retenție — iată ghidul.
Obligația de a întocmi și păstra dosarul de personal decurge din HG 500/2011 (și actele conexe, precum HG 905/2017 pentru registrul electronic), coroborate cu regulile GDPR privind protecția datelor. Dosarul reunește documentele care atestă raportul de muncă și trebuie pus la dispoziția inspectorilor la cerere.
Dosarul pornește de la documentele strânse la angajare:
Nucleul dosarului este relația contractuală:
Pe durata angajării se adaugă:
Dosarul include și documente care țin de conformitate și protecția datelor:
Dosarul se poate ține fizic sau digital, cu aceeași valoare, dacă sunt respectate cerințele de integritate și securitate. GDPR impune ca datele cu caracter personal să fie protejate (acces limitat, criptare acolo unde e cazul) și păstrate doar pe durata necesară, cu purjare la expirarea termenului de retenție. A ține la nesfârșit copii ale actelor de identitate „pentru orice eventualitate“ este exact genul de practică pe care GDPR o descurajează.
Salariatul are dreptul să primească, la cerere, copii certificate ale documentelor din dosarul său, într-un termen rezonabil. Refuzul sau întârzierea nejustificată pot atrage sancțiuni.
Dosarul de personal se corelează cu REGES: contractul, actele adiționale și încetarea din dosar trebuie să aibă corespondent în registru. Discrepanțele dintre dosar și REGES sunt printre primele lucruri vizibile la un control.
Workly ține dosarul de personal digital, cu documentele criptate (PII protejat) și cu purjare automată la expirarea retenției, conform GDPR. Actele adiționale se generează din platformă și se corelează cu REGES, iar dovada luării la cunoștință a ROI și a instructajelor se păstrează cu marcă de timp. Astfel dispare dosarul fizic incomplet și riscul de amendă pentru documente lipsă sau păstrate necorespunzător.
Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Cerințele privind dosarul de personal și retenția datelor se pot modifica — verifică întotdeauna cadrul în vigoare la sursa oficială (Inspecția Muncii, ANSPDCP, Monitorul Oficial) sau consultă un specialist înainte de a lua o decizie.
Ghid hărțuire morală și sexuală la locul de muncă: definițiile legale, obligația de prevenire, procedura internă de sesizare, sancțiunile aplicabile și rolul regulamentului intern.
Ghid monitorizare angajați: condițiile din Codul muncii și GDPR, testul de proporționalitate, informarea prealabilă, camerele video, emailul de serviciu și geolocalizarea.
Ghid nota de lichidare: de ce nu e cerută de Codul muncii dar rămâne necesară în practică, obligativitatea pentru gestionari (Legea 22/1969), ce trebuie să conțină și model.
Îți arătăm cum funcționează pontajul, salarizarea și restul modulelor pentru firma ta, într-o demonstrație scurtă.
Cere o demonstrație