Dosarul de personal al salariatului în 2026: ce e obligatoriu și cum îl păstrezi legal

Pentru fiecare angajat, firma trebuie să țină un dosar de personal complet, pe care ITM îl poate cere oricând. Ce documente sunt obligatorii, cum le păstrezi legal (fizic sau digital) și ce impune GDPR pe retenție — iată ghidul.

Obligația dosarului

Obligația de a întocmi și păstra dosarul de personal este prevăzută de art. 8 din HG 295/2025 (REGES-Online), coroborat cu regulile GDPR privind protecția datelor. Regula nu e nouă, dar temeiul s-a schimbat: ea figura în HG 500/2011 (art. 8), apoi în HG 905/2017 (art. 7) — care a abrogat-o pe prima —, iar HG 295/2025 a preluat-o și a abrogat-o pe HG 905/2017 după perioada de tranziție, prelungită prin OUG 46/2025 până la 31 decembrie 2025. La data actualizării acestui articol (30 septembrie 2026), HG 295/2025 este însă atacată în instanță, iar art. 8 se numără printre prevederile vizate; din informațiile publice disponibile, hotărârile pronunțate nu sunt definitive, iar până la o decizie definitivă obligațiile rămân în vigoare (situația la zi, în articolul despre anularea în instanță a HG 295/2025). Dosarul reunește documentele care atestă raportul de muncă și trebuie pus la dispoziția inspectorilor la cerere.

Documentele de angajare

Dosarul pornește de la documentele strânse la angajare:

• copie după actul de identitate;
• documentele de studii și calificare;
• fișa de aptitudine de la medicina muncii;
• documentele condiționate de post (cazier, permise, autorizații), unde e cazul.

Contractul și anexele

Nucleul dosarului este relația contractuală:

• contractul individual de muncă (CIM);
• oferta și fișa postului;
• actele adiționale (modificări de salariu, funcție, program);
• evaluările profesionale, unde există.

Acte pe parcursul raportului

Pe durata angajării se adaugă:

• acte de suspendare (concedii medicale, CCC), delegare, detașare;
• documente de încetare a contractului la final.

Documente conexe

Dosarul include și documente care țin de conformitate și protecția datelor:

• acordul de prelucrare a datelor și informările GDPR;
• cererile de concediu;
• fișa de instruire SSM;
• dovada luării la cunoștință a Regulamentului Intern (ROI).

Certificatul de cazier se păstrează în dosar doar când există un temei legal pentru el; regulile sunt în cazierul judiciar la angajare.

Reguli de păstrare și securitate

Dosarul se poate ține fizic sau digital, cu aceeași valoare, dacă sunt respectate cerințele de integritate și securitate. GDPR impune ca datele cu caracter personal să fie protejate (acces limitat, criptare acolo unde e cazul) și păstrate doar pe durata necesară, cu purjare la expirarea termenului de retenție. A ține la nesfârșit copii ale actelor de identitate „pentru orice eventualitate“ este exact genul de practică pe care GDPR o descurajează. Ce cere inspectorul din dosar și din restul actelor firmei la un control este în actele necesare la un control ITM.

Dreptul salariatului la copii

Salariatul are dreptul să primească, la cerere, copii certificate ale documentelor din dosarul său, în 15 zile lucrătoare de la cerere (art. 8 alin. (4) și (5) din HG 295/2025). Refuzul sau întârzierea nejustificată pot atrage sancțiuni.

Legătura cu REGES

Dosarul de personal se corelează cu REGES: contractul, actele adiționale și încetarea din dosar trebuie să aibă corespondent în registru. Discrepanțele dintre dosar și REGES sunt printre primele lucruri vizibile la un control.

Cum ajută Workly

Workly ține dosarul de personal digital: documentele stau într-un singur loc, cu acces pe roluri, iar CNP-ul, actul de identitate și IBAN-ul sunt criptate. Retenția poate fi configurată pe tip de document, iar ștergerea automată la expirare e opțională (o activează administratorul; implicit e oprită). Actele adiționale se pot genera din platformă, dintr-un șablon. Astfel dispare dosarul fizic incomplet și riscul de amendă pentru documente lipsă sau păstrate necorespunzător.

---

Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Cerințele privind dosarul de personal și retenția datelor se pot modifica — verifică întotdeauna cadrul în vigoare la sursa oficială (Inspecția Muncii, ANSPDCP, Monitorul Oficial) sau consultă un specialist înainte de a lua o decizie.