Ce soft de salarizare respectă legislația din România: criteriile de conformitate în 2026

„Respectă legislația din România“ este afirmația pe care o face orice furnizor de software de salarizare. Problema e că, în România, legislația salarială se schimbă de mai multe ori pe an — uneori la mijlocul anului, uneori retroactiv. Iată cum verifici concret dacă un soft chiar ține pasul, dincolo de ce scrie pe site.

Ce înseamnă, tehnic, „conform“

Un soft de salarizare conform trebuie să aplice corect, pentru fiecare angajat:

• CAS 25% (pensie) și CASS 10% (sănătate), reținute din brut;
• impozit pe venit 10%, aplicat pe baza impozabilă (brut − CAS − CASS − deduceri);
• CAM 2,25%, suportat de angajator peste brut;
• deducerea personală procentuală (art. 77 Cod Fiscal), care depinde de nivelul brutului și de numărul de persoane în întreținere.

Acesta e minimul. Diferența dintre un soft bun și unul mediocru apare în cazurile speciale.

Testele care separă softurile serioase

Când evaluezi o soluție, cere-i să calculeze aceste situații — sunt exact cele în care apar erorile:

1. Salariul minim pe două semestre. În 2026, minimul a fost 4.050 lei până în iunie și 4.325 lei de la 1 iulie. Un soft conform recalculează automat statele și facilitatea neimpozabilă aferentă, fără să reintroduci nimic.
2. Concediul medical cu cote pe durată. Cotele sunt 55% (până la 7 zile), 65% (8–14) și 75% (15+), stabilite pe episod, nu pe certificat. Dacă boala se prelungește peste prag, indemnizația se recalculează retroactiv pentru tot episodul.
3. Prima zi neplătită, o singură dată pe episod. Pentru certificatele din intervalul februarie 2026 – decembrie 2027, prima zi nu se indemnizează — dar se scade o singură dată, chiar dacă episodul continuă prin mai multe certificate „în continuare“.
4. Split-ul angajator/FNUASS. Zilele 2–6 le suportă angajatorul, din ziua 7 fondul. Un soft care aplică vechea regulă (primele 5 zile) calculează greșit costul.
5. CASS pe indemnizații, per cod. Se reține pe codurile 01/07/10, dar nu pe maternitate (08), îngrijirea copilului (09) sau risc maternal (15). Inversarea acestor coduri schimbă direct suma primită de angajat.
6. Deducerea pentru 4 sau mai multe persoane în întreținere. Grila oficială are cinci coloane, iar coloana „4+“ pornește de la 45% din salariul minim. Multe implementări se opresc la „3+“ și subestimează deducerea.

Dacă un furnizor nu poate demonstra aceste șase cazuri, „conform“ e doar marketing.

Legătura cu contabilitatea: cine depune declarațiile

Aici e o clarificare importantă și des trecută cu vederea. În practica din România, depunerea Declarației 112 se face din programul de contabilitate (Saga sau alt software certificat), care rămâne sursa autoritară pentru taxe. Un soft de HR/salarizare bine construit nu pretinde că înlocuiește contabilitatea — el calculează statul și livrează un export curat către programul contabil.

Întrebarea corectă către furnizor nu este „generezi D112?“, ci: în ce format exportați și cât de curat intră datele în programul contabilului meu? Un export în format acceptat de programul de contabilitate, cu istoric al exporturilor, economisește mai mult timp decât o promisiune de depunere directă.

Conformitate dincolo de calcul

• REGES-Online — contractele și modificările salariale trebuie raportate; datele din soft trebuie să fie coerente cu cele din registru.
• Sporurile raportate în REGES trebuie susținute de acte adiționale, altfel apar „sporuri orfane“.
• GDPR — datele salariale sunt date personale sensibile: criptare, acces pe roluri, retenție definită.
• Pistă de audit — cine a calculat, cine a aprobat, cine a exportat și când.

Semnale de alarmă

• Nu poate explica de unde vine o cifră de pe stat (calcul opac, neverificabil).
• Actualizările legislative vin cu întârziere sau contra cost separat.
• Suportul răspunde doar în engleză sau într-un alt fus orar.
• Promite că depune declarații la ANAF fără să fie software certificat în acest scop.
• Nu are istoric al exporturilor — la un control nu poți dovedi ce ai trimis și când.

Întrebări frecvente

Ce trebuie să facă un soft de salarizare pentru a fi conform? Să aplice corect cotele în vigoare (CAS 25%, CASS 10%, impozit 10%, CAM 2,25%) și deducerea personală, să trateze corect cazurile speciale (concedii medicale pe cote, prima zi, split angajator/FNUASS), să exporte curat către contabilitate și să se actualizeze la fiecare modificare legislativă.

Cum se calculează salariul net din brut în 2026? Din brut se rețin CAS 25% și CASS 10%; apoi se scade deducerea personală pentru a obține baza impozabilă, pe care se aplică impozitul de 10%. Netul = brut − CAS − CASS − impozit. Poți verifica rapid cu calculatorul de la finalul articolului.

Poate un software de salarizare să genereze declarația 112? Depunerea se face, în practică, din programul de contabilitate certificat, care rămâne sursa autoritară. Un soft de HR calculează statul și pregătește bazele, pe care contabilul le preia prin export.

Se poate lega salarizarea de pontaj automat? Da, și este criteriul care aduce cea mai mare economie de timp: orele suplimentare, sporurile și absențele trec direct din pontaj în calculul salarial, fără reintroducere.

Vezi și calculul brut-net în 2026 și exportul către SAGA.

Cum ajută Workly

Modulul de salarizare Workly este construit pentru legislația din România, nu adaptat din altă piață: aplică automat cotele 2026 (CAS, CASS, impozit, CAM), pro-ratează brutul din pontajul real, calculează sporul de noapte din contract, tratează plafonul tichetelor de masă și scutirea de impozit prevăzută de art. 60. Aplică și grila de deducere personală din art. 77 — cu coloana „4+ persoane“, cu suplimentara pentru tineri și cu cei 100 lei per copil școlarizat — doar la funcția de bază, defalcată pe fluturaș. Calculul este determinist: aceleași intrări dau mereu același rezultat, și poți urmări de unde vine fiecare cifră.

Suntem la fel de expliciți și despre ce nu face încă: indemnizațiile de concediu medical (cote pe episod, prima zi, split angajator/FNUASS) și sporurile de ore suplimentare se operează deocamdată ca ajustări, nu automat. Sunt pe foaia de parcurs — iar până atunci un soft care pretinde altceva merită întrebat exact ce a implementat.

Statul calculat se exportă în format SAGA, cu istoric al exporturilor păstrat pentru audit (cine, când, ce conținut). Contabilul preia datele și depune declarațiile din programul de contabilitate — Workly nu pretinde că înlocuiește software-ul contabil certificat, ci elimină munca manuală și erorile dintre pontaj și stat. La schimbări legislative, cotele se actualizează central, iar recalculul se face fără reintroducere.

---

Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță fiscală. Cotele și regulile se pot modifica prin acte normative — verifică întotdeauna cadrul în vigoare la sursa oficială (ANAF, Codul Fiscal, Monitorul Oficial) sau consultă un specialist.