Modul Documente și adeverințe
Documente și adeverințe, generate singure, fără cozi la HR
Angajatul își cere singur adeverința de care are nevoie, iar Workly o generează din șablon pe loc. Toate documentele firmei — contracte, adeverințe, acte din celelalte module — ajung într-un singur loc, gata de căutat și de descărcat.
De la cerere la document, fără muncă manuală
Adeverințe self-service
Angajatul cere singur adeverința de salariat, de vechime sau pentru medicul de familie direct din aplicație, iar HR-ul doar aprobă — sau lasă generarea automată.
- Cerere direct din aplicație sau de pe telefon
- Aprobare cu un click sau generare automată
- Fără drumuri și fără cozi la biroul de HR
Generare din șabloane, ca fișier Word
Îți scrii propriile șabloane direct în aplicație, cu câmpuri pe care Workly le completează automat din dosarul angajatului, iar documentul se generează ca fișier Word.
- Șabloane proprii, scrise în aplicație
- Datele se completează singure, fără greșeli de transcriere
- Același document arată la fel de fiecare dată
Toate documentele, pe o singură pagină
Pagina „Cereri și Documente” adună documentele unui angajat — adeverințe, documentele cererilor de concediu și de învoire, fișiere încărcate — grupate pe taburi și categorii, ca să nu le mai cauți prin foldere și e-mailuri. Echipa de HR trece de la un angajat la altul dintr-un selector.
- Adeverințe, cereri de concediu și fișiere, într-un singur loc
- Documentele unui angajat, pe taburi și categorii
- Fără foldere pierdute și atașamente rătăcite
Memento-uri la expirare
Pentru tipurile de document cu valabilitate setată, Workly te anunță din timp — tu stabilești cu câte zile înainte și cine e notificat —, ca să nu te prindă expirarea pe nepregătite.
- Alerte înainte ca un document să expire
- Zile de avertizare și destinatari, configurabili pe tip
- Notificare în aplicație și, opțional, pe email
Documente publice pentru toată firma
Publici un document o singură dată — de exemplu regulamentul intern — și îl vede toată firma, într-un tab dedicat. Vizibilitatea o stabilești pe tip de document: privat, la nivel de companie sau doar pentru HR.
- Publicare la nivel de companie, într-un tab dedicat
- Trei niveluri de vizibilitate: privat, companie, doar HR
- Încărcarea și ștergerea sunt rezervate rolului Manager Documente
Arhivă ordonată pe angajat
Fiecare angajat are dosarul lui digital, cu toate documentele legate de el, organizate și accesibile în funcție de rol.
- Dosar digital complet pentru fiecare angajat
- Acces în funcție de rol și permisiuni
- Documentele rămân ordonate, nu împrăștiate
Adeverințe pe hârtie vs. Workly
Documente clasic (hârtie / e-mail)
- Angajatul cere adeverința pe e-mail sau la ghișeu, iar HR-ul o scrie de mână
- Șabloane completate manual, cu risc de greșeli și formate inconsistente
- Documentele sunt împrăștiate prin foldere, e-mailuri și dosare fizice
- Nimeni nu observă când un aviz sau un certificat a expirat
Documente cu Workly
- Angajatul își cere singur adeverința, iar generarea e automată din șablon
- Datele se completează singure în șablonul tău, la fel de fiecare dată
- Documentele unui angajat din mai multe module stau pe o singură pagină, pe categorii
- Memento-uri automate înainte ca un document cu valabilitate setată să expire
Întrebări frecvente despre documente
Pot folosi propriile șabloane de adeverințe?
Da. Scrii șabloanele direct în aplicație, într-un editor cu câmpuri pe care Workly le completează automat din dosarul angajatului (nume, funcție, salariu, date de contract și altele). Firma pornește cu un șablon implicit pentru fiecare document standard, pe care îl poți edita. Documentul se generează ca fișier Word.
Angajații își pot cere singuri adeverințele?
Da. Angajatul cere adeverința de care are nevoie direct din aplicație sau de pe telefon, iar HR-ul doar o aprobă. Poți lăsa și generarea complet automată pentru tipurile de adeverințe uzuale.
Ce documente găsesc pe pagina de documente?
Pagina „Cereri și Documente” adună, pentru fiecare angajat, adeverințele emise, documentele cererilor de concediu și de învoire aprobate, fișierele încărcate și documentele publice ale firmei, pe taburi și categorii; echipa de HR vede și documentele contractuale ale fiecărui angajat, pe care le alege dintr-un selector. Căutarea funcționează în categoria deschisă.
Cum sunt protejate datele din documente?
Accesul la fiecare document depinde de vizibilitatea lui — privat (angajatul și HR), la nivel de companie sau doar HR — și de rol. Fiecare tip de document poate avea o perioadă de retenție, iar ștergerea automată la expirarea ei e opțională: o activează administratorul din Configurare → Conformitate (implicit e oprită). Datele sensibile din dosarul angajatului (CNP, act de identitate, IBAN) sunt criptate.
Construit pentru firme din România
Date protejate (GDPR)
Accesul la documente se face pe roluri (privat, la nivel de companie sau doar HR), iar datele sensibile ale angajaților (CNP, act de identitate, IBAN) sunt criptate. Ștergerea automată la finalul retenției e opțională: o activează administratorul din Configurare → Conformitate (implicit e oprită).
Suport local, în română
Echipă de suport în limba română, care înțelege ce adeverințe și acte cer cu adevărat firmele din România.
Aplicație pe telefon (PWA)
Angajații își cer și își primesc documentele direct de pe telefon — companion mobil instalat din browser, fără magazin de aplicații.
Descoperă și celelalte module
Gata să scapi de adeverințele scrise de mână?
Îți arătăm Workly pe fluxul de documente al firmei tale, într-o demonstrație scurtă.
Cere o demonstrație