Ce documente eliberează angajatorul la încetarea contractului și în ce termene

Când un raport de muncă se încheie, angajatorul are obligația să elibereze un set de documente, în termene precise. Ratarea unui termen — de exemplu cele câteva zile pentru decizia de încetare — poate atrage sancțiuni și blochează fostul angajat la deschiderea dosarului de șomaj. Iată lista și termenele.

Documentele de bază

La încetarea contractului, angajatorul eliberează, de regulă:

• decizia de încetare a contractului individual de muncă;
• adeverința de vechime (și de venit) care atestă perioada lucrată și drepturile;
• extrasul din REGES-Online cu istoricul raportului de muncă;
• nota de lichidare, care confirmă că salariatul nu are datorii/obligații nestinse față de firmă.

Temeiul general este art. 40 alin. (2) lit. h) din Codul muncii, care obligă angajatorul să elibereze documentele ce atestă calitatea de salariat.

Termenele, pe tipuri de situație

Termenele diferă în funcție de situație:

• adeverința de vechime/venit și extrasul REGES — se eliberează, de regulă, la data încetării;
• decizia de încetare — se comunică în termen scurt; la încetarea de drept, în principiu în ultima zi sau într-un termen de câteva zile lucrătoare de la producerea cauzei;
• copii certificate ale documentelor din dosarul de personal — la cererea scrisă a salariatului, în 15 zile lucrătoare de la cerere (art. 8 alin. (4) din HG 295/2025).

Termenele exacte depind de tipul încetării și de prevederile aplicabile; verifică-le la data respectivă.

Distincția pe tip de încetare

Modul în care încetează contractul influențează procedura și documentele:

• demisie — salariatul notifică, curge preavizul, apoi încetează;
• acordul părților — încetare consensuală, formalizată în scris;
• concediere — cu decizie motivată, în condițiile legii;
• încetare de drept — la evenimente prevăzute de lege (de exemplu pensionare, expirarea termenului).

Fiecare situație are propriile documente și termene, dar setul de bază (decizie, adeverințe, extras REGES, lichidare) rămâne, în esență, comun.

Rolul REGES

La încetare, raportul de muncă trebuie închis în REGES. Extrasul eliberat salariatului reflectă această închidere. Netransmiterea sau întârzierea în registru creează discrepanțe și poate afecta drepturile fostului angajat. Cum obține salariatul extrasul singur și când trebuie să-l elibereze angajatorul sunt explicate în extrasul din REGES-Online.

Adeverința pentru dosarul de șomaj

Un caz frecvent: fostul salariat are nevoie de adeverința de vechime și de venit și de decizia de încetare pentru a-și deschide dosarul de șomaj la agenția de ocupare. Dacă aceste documente întârzie, dosarul se blochează, iar termenele de înregistrare pot fi ratate — cu efect direct asupra perioadei de plată.

Cum ajută Workly

La încetare, HR poate genera din Workly, dintr-un șablon și cu datele din dosarul angajatului, decizia de încetare și adeverința de vechime; aplicația nu transmite însă încetarea în REGES, deci raportarea în termen rămâne un pas al tău.

---

Articol informativ, actualizat la data publicării. Nu constituie consultanță juridică. Documentele și termenele la încetarea contractului depind de situația concretă și se pot modifica — verifică întotdeauna cadrul în vigoare la sursa oficială (Codul muncii, Inspecția Muncii, Monitorul Oficial) sau consultă un specialist înainte de a lua o decizie.